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調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

登録販売者試験最強対策サイト

 

お待たせしました!!

以前、登録販売者試験の対策は1・4・5章から!という記事を掲載しましたが、ようやく専用サイトを作りました。

こちら ↓ (すみません、東海地区限定です)

pharmalabo-touhan.hatenablog.com

 

まずは、過去8年間の出題傾向を章別に概要として紹介し、4章、5章の詳細についてを紹介していく予定です。

受験予定の皆さん、頑張ってください。

最大使用量の求め方

 

最近の在庫管理システムでは、「最も使用した1日の使用量」を発注点に設定するかどうかを選択するものもありますが、〇日間の最大使用量を求める機能は恐らくついていません。

 

今回は「〇日間の最大使用量」を求める方法についてです。

 

例によって、レセコンから日ごとの薬品使用量、または使用患者ごとの薬品使用実績などをCSV出力します。

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適切な発注点の管理方法

 

皆さんの薬局では発注点を誰がどのように設定したり、管理されていますか?

 

よくあるパターンは

  1. カレンダーに来局予定者を書き込む
  2. 空箱発注
  3. 在庫管理システムのABC分析機能を利用する
  4. 薬品使用実績などから割り出す

などでしょうか。

 

それでは、それぞれの方法について見ていきましょう。

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YJコードをデータベースで利用する方法

調剤に関わるデータを効率的に最大限利用するには、調剤薬の各種コードとそれを扱うための関数を理解する必要があります。

 

今回は各種コードの意味と特徴について紹介します。

 

各種コードの意味と特徴

YJコード

(12桁=7桁数字+英1字+4桁数字)

別名:個別医薬品コード、販売名コードなど

薬価収載されている全ての医薬品についてユニーク(重複がない)に割り当てられるコード 

  • 初めの4桁は厚労省の薬効分類番号
  • 次の3桁で成分名まで決まり、
  • 英文字は剤形で大まかに分けられる
  • 次の1桁で規格
  • 次の2桁で各ブランド(銘柄名)
  • 最後の1桁はチェックデジット

薬価収載コード

(12桁=7桁数字+英1字+4桁数字)

別名:厚労省コードなど

見た目はほぼYJコードと同じだが、銘柄(販売)名が官報告示されず統一名収載されているものは、販売名が違っても同じ薬価収載コードが付与されています。したがってこれらの品目は 「YJコード≠薬価収載コード」となります。

「≠」と言いましたが、12桁のコード全てが違うわけではなく、最後の3桁(ブランドを表す2桁+チェックデジット1桁)に相違があります。逆に言うと頭からの9桁(9文字)は一緒なのです。

 

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Excel Tips チョコっと小技②施設患者の服薬管理用ラベルの作成

今回は気軽な感じで行きますね。

私の薬局では数軒の介護施設の服薬管理を担当しているのですが(いわゆる居宅療養管理指導ってやつです)、誤薬を防止するために原則全ての内服薬を一包化して、患者氏名、用法、服用日(曜日)、薬品名などを印字しています。

これらは分包機のコントロール用PCで予め印字内容を設定しておけばだいたいOKです(日付はその都度服用開始日を登録)。しかし、食前服用の漢方薬や、1日1回貼り替えのパッチ剤やテープ剤(イクセロンパッチとかフランドルテープとか…)、はたまた1回吸入分をセットして使用する吸入薬(オンブレス、ウルティブロとか…)などについても、患者氏名と使用日付を分かるようにして欲しいと依頼されることが多いです。

 

ちょっと面倒な気はしますが、患者さんのコンプライアンスや安全を考えれば、「仕方ない、やるか」と思うようにしてます。

 

では、実際にどうするか、ですが、ぱっと思いつくのは

  • 市販のラベルシールと専用ソフトを利用する
  • Excelでラベルのように表を作成し、印刷して、切って貼る

あたりでしょうか。

 

ラベルシールは日付に難あり

全てのラベル印刷のソフトを確認したわけではありませんが、印刷ソフト上で使用開始の日付を入れればあとの日付が1日ずつ増える、という機能が見つかりません。

これでは使用日を全て手入力しなければなりませんし、月1回30日分ずつ調剤しているとすると、毎月30日分を修正登録する必要があります。

ということで、ラベルシールは日付管理が必要な場合には不向きです。

 

Excel で表を作れば楽ちん

一方Excelで表を作成しておけば、使いまわしがきくし、日付についても最初の1日だけ入力すれば残りが1日ずつ増えていくようになんて簡単です。

 

では、さっそく作ってみましょう。

今回は「日本太郎さん」の毎食前の漢方薬を8月1日スタートで28日分くらいまで作れればいいかな、という感じで作成を始めてみます。

 

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名前と日付と用法(朝食前、昼食前、夕食前)のうち一つを入力しました。

※ここでポイント!

上図で「8月1日」と入力する際、くそ真面目に「8月1日」とキーボードから打ってはいけません。Excelは賢いので、ある規則に従い数字を入力すると自動で日付に変換してくれるのです。
IMEが日本語入力モードなら「8-1」、英数モードなら「8/1」と入力しEnterで確定するとExcelが自動的に日付が入力されたと判断して、「8月1日」と変換してくれます。それを確認するためには当該セル(この場合A2セル)を選択して、数式バーを見ると「2017/8/1」となっていればExcelが日付として処理したということです。

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次に日付の表示を変えてみましょう。

A2セルを選択し、リボン>ホームタブ>数値グループの右下の□をクリックすると、セルの書式設定ウインドウが開き、表示形式タブが選択されています。

f:id:ashomopapa:20170717151658p:plain ※この□をクリック

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分類欄の「日付」を選択すると種類欄に日付の表示形式が選択できるようになっていますので、お目当ての表示形式を選択してOKを押します。

お目当ての物がない場合は、分類欄で「ユーザー定義」を選択することでお目当てのものを見つけるか、表示形式を自分で定義(作る)ことができます。

ここでは「8/1 火」と表示したいとすると、

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上図のように種類欄のテキストボックスに「m/d aaa」と入力します。サンプル欄に実際にどのように表示されるかがサンプル表示されますので確認します。

※m:月(month)を1~12で表示、d:日(day)を1~31で表示、aaa:曜日を1文字で表示

 

セルの体裁を整える

次にセルの体裁を整えましょう。A1・B1セルを結合し、A列、B列の列幅を整え、罫線を描いたり、文字を中央に配置したり、セルの高さを調整して見栄えを整えます。

セルの高さが決まったら、1~2行目全体を選択し、左下のフィルハンドル■を下に2行分ドラッグします。こうすることでセルの高さを含めてコピーすることができます。

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そしてドラッグした結果がこちら

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このように、セルの高さも含めてコピーできました。

この操作では、Excelの機能によって日付も1つ増えていますが、これでは後々の使い回しが利かないので、A4セルを選択し次の計算式を入力します。

 =A2+1

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計算式を入力したら、先ほどと同様に3~4行目全体を選択し、左下のフィルハンドルを下方向にドラッグします。(週単位で管理することが多いのでここでは14日分となるように28行目までドラッグします)

f:id:ashomopapa:20170717175139p:plain こんな感じになります。

 

次に右方向に表を増やしていきましょう。

A・B列全体を選択し、右上に表示されるフィルハンドルを右方向に10列分(L列まで)ドラッグします。

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ドラッグすると、こんな感じになります。↓

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列の幅も含めてコピーされていることが分かります。

 

あともう少し!

 

 あとは、日付に関わる計算式を作るのと、用法の文字を整えましょう。

用法は朝食前、昼食前、夕食前の3種類なので、Excelの「置換」機能を利用して用法を入力します。

D列を選択し、Ctrlを押しながらJ列も選択します。
リボン>ホームタブ>編集グループ の 「置換」を選択します。

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開いたウインドウで、検索する文字列に「朝食前」と入力し、置換後の文字列に「昼食前」と入力して、「すべて置換」を押すと選択した範囲の「朝食前」という文字列が「昼食前」という文字列に置き換えられます。

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同様にして、F列とL列を選択し、「置換」ウインドウを起動し、今度は検索する文字列は「朝食前」のまま、置換後の文字列に「夕食前」と入力し、「すべて置換」を押します。これで用法が朝食前、昼食前、夕食前となりました。

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置換ウインドウは「閉じる」で閉じます。

 

日付は1か所だけ変更すればその日付に応じてすべてが変更されるようにするのがいいので、A2セルに日付を入れればほかのセルの日付がそれに応じて変更されるようにします。

まず、C2セルとE2セルを選択して、

 =$A2

と入力し、Ctrlキーを押しながらEnterで確定します。すると、どちらのセルにもA2セルと同じ日付が表示されます。

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次は、G2、I2、K2のセルを選択し、

 =$A2+14

と入力してCtrlを押しながらEnterで確定すると、A2セルの日付+14日(この場合8月15日)の日付が表示されます。

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これで28日分の朝昼夕のラベルができました。

最後に、印刷プレビュー画面で余白を調整し、「シートを1ページに印刷」を選択したりして、出来栄えを調整すれば完了です。

 

名前を付けて保存します。ファイル名は患者さんの氏名と用法とすると分かりやすいです(この場合、「日本太郎様 毎食前」という感じ)

 

使い回すときは、用法を置換した時と同じ要領で表全体を選択してから患者氏名を置換して、名前を付けて保存しなおします。

 

気楽な感じでと思っていましたが、意外に長くなってしまってビックリしていますが、初めの表だけしっかり作れば使い回しが利いてとっても楽ちんですので、ぜひ試してみてください。

 

ケアマネアンケートの集計と解析《考察》②

ケアマネアンケート

<ケアマネと薬剤師と居宅療養管理指導>

居宅療養の患者さんの残薬解消についてのケアマネージャーの認識を明らかにするためのアンケートの作成~考察までを考えるシリーズの最後です。

 

目次

 

ケアマネと薬剤師との関わり度合

ケアマネから薬剤師への面識と、実際の双方向の連絡(連携)回数を見てみましょう。

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※ケアマネージャーが利用者(患者)を担当することになった時に薬を担当している薬局薬剤師に自分が当該利用者(患者)のケアマネージャーであることを伝えているかを聞いたものを横軸(行)に取り、薬剤師と双方向(FAXを送るだけは除く)のやり取りをした回数を「列」(凡例)に配置し、積み上げ棒グラフにしたものです。

頻度を問わず「伝える」意識のあるケアマネでは、薬剤師と連絡を取ることへのハードルがグンと下がっていて、「必ず伝える」ケアマネでは薬剤師との連携が頻繁であることが分かります。

裏を返せば、薬剤師と連携を密にすることが利用者の療養にプラスになると考えるケアマネは自分が担当ケアマネであることを伝えるようにしている、とも言えるでしょう。

 

それでは、ケアマネの経験年数別の伝える伝えないが気になりますね。見てみましょう。

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う~ん、経験年数とは相関は見えてきませんね。では次。

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勤務施設別にしてみました。地域ケアマネの①と②は7割以上の連携実績がありますが、注目は施設ケアマネの中で⑤グループホームのケアマネでは6割以上が連携実績を持ち、そのうち3分の2は高頻度で連携していることが分かりました。

 

サービス担当者会議への関わり

次にケアマネージャーが中心となって開催される「サービス担当者会議」への薬剤師のかかわりを見てみます。
通常は、ケアマネージャー、訪問看護師、ヘルパー、介護用具レンタル業者、などいわゆる介護職のスタッフが集まり、利用者にとって必要なサービスの提供方法などを検討したり、意思疎通を図る会議となり医師や薬剤師など医療職スタッフが参加することは少ないのが実情でしょう。
しかし、薬剤師が医療職として医師との橋渡し役も含めて、サービス担当者会議に参加することで患者さんの在宅療養を更に支援できるとして、薬剤師の参加を求める声も増えてきています。

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 ズバリそのまんまな結果ですね。「薬剤師は依頼があれば参加する」というスタンスであることが分かります。

ただ、多くのケアマネが出席依頼をしていないことへの今後のアクションの必要性が示唆されています。

 

残薬解消についての対応とその結果

 次にケアマネによる残薬確認の状況を見ていきましょう。

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※横軸(行)に勤務施設、「列」に残薬の状況確認を配置し100%積み上げ棒グラフにしました

地域ケアマネ①②はほぼ同じような状況ですが、施設ケアマネのうち、③と④は確認したことがない人が相当数占めているのに対し、⑤グループホームのケアマネでは残薬確認への意識が高いことが分かります。

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※横軸(行)に経験年数、「列」に残薬の状況確認を配置し100%積み上げ棒グラフにしました

 経験年数による大きな違いはなさそうですが、3年以上の人は残薬の確認への意識が増していることが分かります。

 

残薬への対応とその結果

ケアマネジャーが残薬を把握した場合の対応とその結果についてみてみましょう。

1)飲み忘れによる残薬への対応の場合

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※行(軸)に「飲み忘れによる残薬への対応」、列(凡例)に「その対応の結果」を配置

多くのケアマネは本人や家族に飲み方を確認するなどの対応を選択していて、医師や薬剤師など専門職に相談するという選択は取りづらいような結果です。
一方で、本人家族に確認してみたら、半数以上で状況に改善がみられるようです。

 

2)服用上の問題による残薬への対応の場合

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※行(軸)に「服用上の問題による残薬への対応」、列(凡例)に「その結果」を配置

今度は対処が難しいのか、安易に「②本人家族に飲み方を確認」する人は減って、「①介入したことはない」「③薬剤師に相談する」「④医師に相談する」ケアマネが増えています。③④が増えるのはいい判断と言えますが、同程度で①が増えてしまうのは薬剤師としては切ない限りです。

ここで特筆すべきは対応の結果で、②④では対応の結果改善が見られたのが7割弱なのに対し、③薬剤師に相談した結果は9割で改善がみられることでしょう。

 

薬剤師への期待

 最後にケアマネージャーが残薬の解消に関して薬剤師に期待していることを見てみましょう。

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 ※複数回答の設問なので、各設問を「値」フィールドに順番に配置します。
行(軸)、列(凡例)フィールドには何も配置しません。

 飲み忘れ、服用上の問題、多剤併用の改善に薬剤師に関わってもらいたいという認識を持つケアマネが多く、サービス担当者会議に薬剤師が参加することで改善を期待するケアマネもいることが分かります。

一方⑦の「薬剤師に期待することはない」と思っているケアマネが少なかったのは予想外ではないでしょうか。

ここでは割愛しますが、ここから更に、今までの設問で〇〇と回答したケアマネの中ではどのような回答になっているか、などの考察を繰り返していくといろいろと見えてくるかもしれませんね。

 

総合考察

今までの考察を踏まえて、もともとのストーリーに沿った総括をすれば考察は完了です。皆さんはどのようにとらえるでしょうか。

ここで結論付ける感じになってしまうのはよくないので、今回はここまでとします。

薬剤師が取り組むべきことのヒントが見えてきますね。

 

ケアマネアンケートの集計と解析《考察》①

ケアマネアンケート<ケアマネと薬剤師と居宅療養管理指導>

居宅療養の患者さんの残薬解消についてのケアマネージャーの認識を明らかにするためのアンケートの作成~考察までを考えるシリーズの最後です。

 

さて、いよいよアンケート結果を考察していきます。

 

考察にはピボットテーブルを利用します。

回答を転記したテーブルが、Excelの「テーブル」にしていない場合は、テーブル範囲のセルを一つ選択し、「挿入」タブの「テーブル」にてExcelの「テーブル」としておきましょう。

 

 

回答を転記したテーブルの中のセルを一つ選択し、「挿入」タブの「ピボットテーブル」をクリックします。

<ピボットテーブルの作成>ダイアログが開きますが、今回はそのまま「Enter」を押しましょう。そうすると新しいシートが挿入され、ピボットテーブルが追加されます。

 

考察のストーリー

まず回答者の属性(所属施設・勤務年数)を示して、実情として居宅療養管理指導についての認知を確認します。

次に、薬剤師との関わり度合について、属性などごとに確認。

そして、残薬解消のための 方法とその結果について確認。

最後に、薬剤師に期待されていることを考察します。

 

目次

 

回答者(ケアマネージャー)の属性

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※ピボットテーブルの「行」フィールドに1-1)勤務施設、「列」フィールドに1-2)経験年数、「値」フィールドに「seq」をそれぞれドラッグ
※値の集計方法を「個数」に変更
※ピボットテーブル表の行ラベル、列ラベルを上図のように上書きすると見やすくなる

①居宅介護支援事業所と②地域包括支援センターに所属するケアマネを「地域ケアマネ」、③~⑤に所属するケアマネを「施設ケアマネ」と呼ぶことがあります。
施設ケアマネは、自分の所属する介護施設の利用者のみがケアマネージメントの対象者となります。

 

このままでは「割合」が把握しづらいので、まず勤務施設別に、次に勤務施設ごとの経験年数別の割合を把握しましょう。

ピボットテーブルの数字部分のセルを一つ選択し、右クリック→「計算の種類」→「総計に対する比率」を選択します

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上図だけでも勤務施設ごとの経験年数の割合は何となくわかりますが、よりはっきり把握したいので、上と同様に右クリック→「計算の種類」→「行集計に対する比率」を選択すると

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今回のアンケートの回答者は地域ケアマネが7割(56%+14%)と多く、中でも居宅介護支援事業所が半数超を占めています。3年以上の経験者は概ね均等にいるが、3年未満の若手が少なめであることが分かります。

 

回答者(ケアマネージャー)の実情(居宅療養管理指導の認知)

1)勤務施設ごとの実情 

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 ※「行」フィールドに1-1)勤務施設、「列」フィールドに2-1)居宅療養管理指導について、をドラッグし「列」ラベルに「認知」と上書き

上図は人数が表示されていますが、勤務施設ごとの認知の実情(割合)も知りたいので、先ほどと同様に数値のセルを右クリック→「計算の種類」→「行集計に対する比率」を選択すると

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どの施設も「まあ知っている」が多いようですが、地域ケアマネでも②地域包括支援センターのケアマネは約4人に1人が「よく知っている」と答えた一方で、①居宅介護支援事業所のケアマネでは4人に1人が「聞いたことはある」にとどまっていることが分かります。

施設ケアマネでは、④介護老人福祉保健施設(いわゆる特養、老健)のケアマネの中に「全く知らない」という人もいることが分かります。

このように比率で表示すると特徴が見えてきます。

 

2)経験年数ごとの実情

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  ※「行」フィールドに1-2)年数、「列」フィールドに2-1)居宅療養管理指導について、をドラッグし「行」ラベルに「勤務年数」と上書き

 今度は経験年数ごとで認知の実情を見ていきましょう。
各世代で「まあ知っている」が大半であることはわかりますが、やはり比率で示した方が分かりやすそうです。

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年数が増えると「よく知っている」人が一定数存在し、6年以上になると5~6人に1人が「よく知っている」と回答しています。一方、「聞いたことがある」にとどまる人も各世代で2~3割あります。

回答者(ケアマネージャー)が居宅療養管理指導をケアプランに組み込んだ実績

では実際にケアマネージャーが作成するケアプランに、薬剤師による居宅療養管理指導を組み込んだ実績を見ていきましょう。
ケアプランは毎月作成されますので、ここでは直近1年間にケアプランに組み込んだ利用者数を回答してもらいました。

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 ※ピボットグラフを作成し、積み上げ棒グラフとしました

施設ケアマネの中でも⑤グループホームのケアマネでは作成実績が多いことが分かります。①居宅介護支援事業所のケアマネは半数以上が作成実績を持ち、9名以上の利用者に居宅療養管理指導をプランニングしている人もいます。

地域包括支援センターのケアマネで作成実績を持つのは3割にとどまりますが、直接ケアプランを作成する機会自体が少ないことが反映しているものと思われます。

 

次回は・・・

今回はケアマネの属性(所属・経験)、実情(認知理解・実績)を表とグラフで把握しました。次回はケアマネと薬剤師との関わり度合を可視化して、残薬等の課題への対処を考察します。