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調剤薬局業務をExcelで快適に PharmaDataLabo

調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

調剤薬局のロス率

前回は適正な在庫日数はどれくらいかを考えましたが、肝心なポイントとして廃棄リスク(デッドストック)を抑えていることがあります。また、在庫日数を抑えるためには「過剰在庫率」を抑えることが不可欠です。

ロス率は 0.1% を目標に!

まずは、廃棄ロスについて考えます。

医薬品の期限切れ、調剤時の破損や汚損、そして最近は少なくなりましたが薬価収載から除外されるための廃棄(いわゆる経過措置切れ)などで、ロスが生じてしまいます。
皆さんの薬局ではロス率を把握されていますか?ロス率は、

 ロス率 = 期間廃棄金額(薬価) ÷ 期間売上額(調剤報酬額) × 100(%)

で表します。廃棄金額は本来であれば原価で評価するべきなのでしょうが、正確な原価を反映させることはシステム上困難であることがほとんどなので、薬価ベースで統一する企業が多いと思います。

算出方法が分かったら、次は「いくらくらいならOKなの?」ということになりますよね。
これには、売り上げ規模、廃棄処理が適切に実行されているか、などの前提が必要です。私の経験上、月売り上げ500万円以上、チェーン薬局の場合、

ロス率は「0.1%」 を目標とすべきと考えています。

毎月廃棄処理すること!

 

普段少人数で運営している店舗に応援に行ったりすると、あちこちから期限切れの薬品が出てきたりすることがあります。在庫システム上はあることになっていますが、実際には調剤には使用できないデッドストックの極み(=キルストックと呼んでいます)です。

これでは正しい評価ができないばかりか、何より調剤過誤のリスクがありとても危険です。毎月きっちり期限切れの処理を実行しましょう。

普通の在庫管理システムなら、すでに期限が切れてしまっている薬品を抽出することができますので、確実に処理したいものですが、一部のメーカーのシステムでは「期限が切れそう」なものの抽出機能はあっても「期限が切れた」ものの抽出ができない、ということがあります(システム開発者の発想力が極めて乏しいことが原因)。その場合は、期限が切れる前にきっちり「今月切れるもの」を把握しておく必要があります。

在庫の流動化

 

売り上げ規模の小さな店舗は、小包装で仕入れる、商品が動かなくなったら適切に移動処理をする、など日々の在庫管理を頑張りましょう。

在庫管理システムで在庫の流動化を支援するものもありますが、細かい部分で現場運用に合わないなど仕様の問題があるようです。その場合は、ExcelVBA を操れば自前で在庫流動化をすることもできます。

在庫の流動化については、いずれ別の機会で紹介しようと思います。

過剰在庫率って何?

 

廃棄ロスを抑えるためには、いわゆるデッドストックを減らすことが不可欠です。なぜならデッドストックは「廃棄予備軍」だからです。

ところでこの「デッドストック」という言葉ですが、私は好きではありません。
薬局には dead ではなく active であっても、在庫過多という状態の品目が生じます。つまり、動きがあるかないか、ではなく、動きに対して在庫は適正か、ということを評価しなければいけないはずです。

そこで私は一般的ではありませんが、不動在庫ではなく「過剰在庫」「過剰在庫率」という言葉を使っています。

過剰在庫の定義は「直近〇か月間の使用実績を超える在庫」としています。〇ヶ月分のところは通常は3か月分、でいいでしょう。

過剰在庫(単品) =( 在庫数 - 〇ヶ月使用実績 )× 薬価

過剰在庫(全体) = 過剰在庫(単品) の合計

そして、

過剰在庫率 = 過剰在庫金額(薬価) ÷ 全在庫金額(薬価) × 100(%)

となります。つまり、在庫のうち〇か月で使い切れない品目(金額)の割合を評価します。そして、過剰在庫率の適正値(目標値)は、

売上げ500万円以上の店舗で「15%」、面応需・500万円以下で「30%」くらいでしょうか。(いずれも私の経験上ですが)

在庫の適正化には、この「過剰在庫率を低減する」ことと、「最適な発注」を両輪とする必要があります。

 

 

適正在庫日数は何日?

調剤薬局の適正在庫について、ロス率や、過剰在庫を考える前に在庫日数の適正値について考えてみましょう。

 

前回の記事で、適正在庫を評価する指標について「在庫日数」が簡便で信頼度も高いとお話ししました。そしてその初期目標は「30日を下回ること」を説明しました。

pharmalabo.hatenablog.com

 

では、30日を下回ったとして何日分まで絞ればいいのでしょうか?

30日を切っていれば何日でも大して変わらない

 

結論からいうと、「30日を切っていれば何日でも大して変わらない」ということになります。
ただし、期首在庫を大きく上回らないことが前提です。

同じ売り上げ規模の2店舗を考えてみましょう。A店は日常から在庫を絞っていて在庫日数は15日、B店はなんとか30日の目標をクリアしているとします。

(単位:万円) 期首在庫 当月仕入 当月使用 期末在庫 在庫日数(日)
A店 500 1,000 1,000 500 15
B店 980 1,000 1,000 980 29.4

資金繰りの面では売り上げに対しての仕入れ額で考えるとA店もB店もそれほど変わりません。
もちろん、在庫資産を早く現金化するためには在庫は少ないに越したことはありませんが、問題はB店の980万円分の在庫が常に現金化されているかどうか、つまり期限切れ廃棄などのリスク(いわゆるデッドストック)を抑えて流動化できているか、という点です。

逆に、在庫日数を15日にするために発注にどれだけの労力を費やしているか、欠品が発生して患者さんに迷惑をかけていないか、欠品対応のための労力は、などに目を向けているでしょうか。

 

世の中は「バランス」が重要だと思いますので、資金繰りのために在庫を絞ることとそのために要する労力のバランスが取れているかが、重要でしょう。

ということで、期首在庫を大きく上回らず、廃棄リスクを低減したうえなら、在庫日数は「30日を切っていれば何日でも大して変わらない」と言えるでしょう。

 

決算期は在庫を絞ろう

 

ただし、決算期だけは別、と考えておいた方がいいでしょう。
決算期には資産を極力現金化しておくことが、企業の信用度に大きく影響するからです。私の経験上、決算期は在庫日数15日を目標とし、通常期は20~30日を保つことができていれば、適切に在庫管理できているといっていいと思います。

面薬局は45日を目標にしよう

 

ドラッグストアなどで医療機関の門前薬局ではない店舗も増えてきましたが、これらのチェーン薬局では経営体力もあるので在庫日数30日にこだわる必要はないでしょう。最近では、土日祝日に営業していたり、深夜まで営業していたりすると、問屋への急配依頼もできないケースもあるでしょう。
しかし、だからと言って青天井でも困りますよね。
チェーン店の強みを活かせば、過剰在庫の流動化、小包装での小分けなども十分に行えば全店で在庫日数45日を目標とすることができるでしょう。

調剤薬局の適正在庫って?

先発品、後発品、OD錠、普通錠、一包化用バラ錠、5gチューブ、10gチューブ、経管栄養剤の複数フレーバー、などなど調剤薬局の在庫管理に悩みは尽きないですよね。。。

 

薬局も小売業ですから、最も重要な業務の一つが「発注」だと思います。
この発注業務を効率よくするために、各メーカーから在庫管理システムとか、本部システムとか言われるさまざまなシステムが販売されていますが、金額に見合うほど効率のいいものはなかなかないのではないでしょうか。

調剤薬局の在庫管理の中で、「発注」はテーマとしては避けられないのですが中身がかなり複雑なので、今回は「適正在庫」について考えてみます。

適正在庫を検討する際の指標として、皆さんの薬局ではどのようなものを用いているでしょうか。

最も簡便で信頼度が高いのは在庫日数(在庫月数)でしょう。
算出式は

在庫日数 =  月末在庫金額(薬価)  × 30(日)
 当月調剤報酬薬剤料

で表されます。(シンプルでしょ)

経営的には分子も分母も原価をベースにした方が、より正しく在庫評価をすることができそうですが、そのためにはどの問屋からいくらで仕入れた商品を何錠使ったか(何錠残っているか)などを考えないといけないため、売価(₌薬価)をベースにしておき、経営的に必要な部分では売価還元法で評価するといいと思います。
ということで、ここでは薬価ベースで在庫評価を考えます。

 

在庫日数の意味

 

この計算式で表わされるのは、月末の在庫(金額)はその薬局では何日分の売り上げに相当するか?という指標です。
薬剤料の代わりに調剤報酬全額を充てる方法もあるかと思いますが、これでは処方せん単価の低い薬局が在庫日数も低く、処方せん単価が大きければ在庫日数もより大きくなってしまうため、チェーン薬局の店舗間比較には不向きです。

 

さて、この在庫日数、いくらくらいなら適正と言えるでしょうか?
一言でいえば「経営者が決めた値」ということになりますが、普通は「まずは30日を下回ること」が目標となるでしょう。
なぜか?
それは、在庫日数が30日以上 ということは、1か月で使いきれない(売れない)商品を抱えているが、その商品に仕入れに対する支払いの期限はどんどん迫ってくる!からです。

  

 

新店オープンを想像してみて下さい。

4月1日のオープンを前に需要予測を立てて3月に商品を仕入れます。
薬価ベースで500万円分仕入れたとしましょう。
独立間もないため卸への支払いサイトは1か月だったとします。
4月の売り上げ(薬剤料分)は400万円でした。
5月頭にレセプト請求して口座への振り込みがあるのは6月20日頃の予定です。
つまり、4月末には卸から500万円の請求が届くが、その分のお金が手元に入るのは6月下旬です。しかも入金できるのは500万円のうち400万円で、その店舗は100万円の負債を抱えていることになります。(実際は薬価差益がありますので卸からの請求は8~10数%低くなることと思います)

 

卸から信用のある株式会社の薬局でも支払いサイトは3か月が一般的ですが、サイトが3か月あれば6月20日頃に入金があり請求は6月末なので、資金繰りに余裕ができます。
しかし、それでも400万円の入金に対し500万円の請求はきついですよね。。。

これが、在庫日数の目標は「まず30日を下回ること」になる理由です。

 

次回は、ロス率や過剰率などについても考えてみましょう。

 

 

 

 

 

調剤医薬品とOTC医薬品の在庫管理の違いって何?

最近ではドラッグストアでも処方せん応需する店が増えてきましたが、調剤の在庫管理って大変だと感じていませんか?

 

では、どの辺が大変かを考えてみましょう。

調剤は受け身の商売と言われることがある通り、患者さんが処方せんを持って来局されてオーダーが決まります。
このオーダーですが、例えば飲食店では店側が「メニュー」を決めて、お客はそのメニューの中からオーダーすることになります。万一、仕入が上手く行かなかった日や予想外にある商品だけが売れてしまった場合は、「本日終了」「売り切れました」などが通用するのが一般的です。

しかし、調剤は薬価収載されている医薬品から医師が選んで処方し、原則その品目通りに調剤しなければなりません。また1回の処方数量も医師の判断で決まります。
薬価収載されている医薬品の品目数は注射薬を除いても、約1万6千品目ありますし、先発品だけでも約7500品目ありますので、どの医薬品を備蓄すればいいかを判断するのは難しいことが分かります。

一方のOTC医薬品ですが、とにかく売り上げにするために在庫がないことには始まりません。そのため、マーチャンダイジングなどを取り入れて品揃えや定番棚の配置を決めたり、チラシや店頭POPなどでプロモーションをかけて、売上を作ろうとします。

 

これらの違いをまとめてみると

調剤 OTC
指定された品目・数量を揃えなければならない 品揃えは店側が決められる
欠品していても後日お届け対応などで売上げができる 欠品したら売上げにならないが、代替品の提案もできる
調剤過誤による在庫差異発生のリスクがある 万引きのリスクや、お客が一度手に取った商品が別の棚に放置されたりする
問屋からの急配対応がある 発注から納品まで2~3日
どの薬を誰がいつどれだけ処方されそうか、予測ができる いつ、だれが、どれだけ買うかは分からない

という感じになるでしょうか。

 

さて、どちらの方が在庫管理がしやすいのでしょうか?
(私は断然調剤薬の方が管理しやすいと感じています) 

 

登録販売者試験 勉強するなら1・4・5章から!!

登録販売者試験の対策は何をどこからどれだけやればいいのか、それさえ分かればとっても効率良く勉強できますよね。

 

医薬品登録販売者 なので、受験者はやっぱり医薬品や病態、体の働きなどに力が入るものです。でも、それだけでは合格できないのです‼︎

 

合格者と不合格者の章別得点数について下記のデータがあります。 

  第1章 第2章 第3章 第4章 第5章 合計
合格 19.20 16.61 28.28 15.73 16.09 95.90
不合格 17.32 12.11 19.09 11.71 11.95 72.18

さらに不合格者の総得点別の章別得点数が

得点数 第1章 第2章 第3章 第4章 第5章 合計
72-83 18.02 13.17 20.99 13.09 13.16 78.44
60-71 16.68 11.19 17.60 10.04 10.60 66.11
48-59 15.29 9.00 12.76 8.47 8.88 54.41
36-47 13.00 4.00 10.00 10.00 9.00 46.00

そしてさらに、合格者の各章の最低得点を見ると

得点数 第1章 第2章 第3章 第4章 第5章
108-119 18 18 33 15 17
96-107 16 13 23 13 13
84-95 16 9 17 10 10

そうです!
2・3章は7割獲れなくても、4割ほどしか得点できなくても合格できるんです!!

 

次に出題範囲について考えましょう。厚労省から出されている「問題作成の手引き」の中から出題されるのですが、各章のページ数と試験での出題数を表にしてみます。

  出題数 ページ数 1問当たりページ数
第1章 20 19 0.95
第2章 20 37 1.85
第3章 40 148 3.70
第4章 20 43 2.15
第5章 20 22 1.10

 

内容については、

1章:常識的な内容で理解しやすい

2章:体の仕組みと薬の働きなどでイメージしやすい

3章:医薬品販売に必要な知識で、範囲はかなり広いですが実際の商品をイメージしながら勉強できるし、合格した後に必要な知識で勉強した分だけ役に立つ

4・5章:この試験を受けようとするまでは、ほとんど関わりのなかった分野で、かつ医薬品販売の現場でもそれほど必要とされないため、モチベーションを上げにくい

 

問題範囲からも分かりますが、この1・5章を後回しにするのは、勿体無さすぎるのです。また、2章よりも4章の方が取り掛かりにくいのであえて先にやる方がいいでしょう。

合格には120問中7割(84点)が必要ですが、目標として1章:19-20点、4・5章:各16-20点、獲れれば51-60点。2・3章は半分(30点)程度の正解で、合格点に達します。
(2章でも問題の傾向を押さえれば6割以上は十分狙えます)

 

普段縁遠い分野だからこそ早めに取り組みキッチリこなせば、キッチリ得点に繋げられる4・5章から勉強した方が良いのです。

(1章は獲れて当たり前、落すようじゃ合格は無理と思って下さい)

 

今年受験される皆さん、頑張って下さい。

 

 

医薬品登録販売者 試験対策

早いもので今年も3分の1が終わり、例年通りなら8月から始まる登録販売者試験まであと3-6ヶ月となりました。

 

2年前から実務経験に関係なく受験できるようになりましたが、受験を予定している人はどれだけ勉強すれば大丈夫なのか、とても気になりますよね。実はこの試験対策もExcelでできちゃうんです。
ただし、しっかりデータベース化するためにはVBA(マクロ)を使わないと相当大変な作業になりますので、VBAを操れない方は所属企業のExcel上級者に相談して下さい。

ここでは、データベース化するまでの大まかな手順を紹介します。

 

試験問題の入手

 

道府県のホームページで登録販売者試験に関するページを見つける
過去の試験問題と正解が掲載されたページを見つけ、PDFファイルを開き、問題に関わる部分を選択コピーする(東京都はPDFファイルが保護されていてコピーできません)
Excelに貼り付ける

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Excelで体裁を整える

 

貼り付けると上図のようにA列に羅列されますが、このままではどこが問題でどこが選択肢になっているか、まるで使えない状態です。そのためVBAで問題文と解答選択欄に仕分けして表示します。(私が使っているコードでは試験1回分が2秒で処理出来ます)

次に、セル内の改行のうち不要なものを除去したり、解答選択欄の体裁を整える(スペースの挿入など)ため各セルの内容を編集します。
添付文書に記載されるマークは貼り付けられないので、「相談マーク」「!マーク」「×マーク」などと入力し体裁を整える

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出題内容を分類する

 

テキスト(厚労省の『問題作成の手引き』)に沿って、章、主題、副題などを当てはめる。複数の副題にまたがる出題もあるのでその場合は問題に趣旨に近い方の主題を選択したり、あえて空欄にしたりします。必要に応じてキーワードを登録するのもいいでしょう。
正解を付記するのも忘れないようにしましょう。

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この時、同じ分類にする場合文言が少しでも違っていると後で手間が増えるので、Excelのリスト入力機能を利用するといいでしょう(Alt+ ↓ で入力候補がリスト表示される)(※)

問題文を分類する

 

VBAを利用し各問題を問題「文」単位に分解し、テキスト(厚労省の『問題作成の手引き』)を見ながら出題元になっている箇所を特定してデータベース化

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この時もリスト入力機能を利用するといいでしょう。(※)

(※)…予め「章」「主題」「副題1」のリストを作成しておき、数式タブの「名前の管理」で範囲に名前を付けて数式管理すれば、データ入力規則からリストを登録することができます。選択した「章」に応じて主題のリストを表示し、選択した「主題」に対して副題のリストを表示されます。
別の機会にExcel Tipsのコーナーで紹介しますね。

ピボットテーブルを利用して出題傾向をリスト化する

 

出題分類データベースと問題文データベースをそれぞれピボットテーブルを使ってリスト化するとともに、数回分の過去問でデータベースを作れば出題傾向と回数が一目瞭然にすることができますよ!!

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実際の試験対策は別のブログで紹介予定です。(ただいま準備中)

 

 

 

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