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調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

第1回 薬局業務日誌のデータ化〜其の二〜

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それでは、薬局業務日誌のExcel化に取り掛かりましょう。

まず、業務日誌に記載すべき事項ですが、これは各地方(各保健所または各保健所職員)で求められることが違うことはよくあることですが、概ね次の項目を押さえておけば立ち入り検査の際に嫌みのように指摘されることは避けられるでしょう。

  • 応需した処方せん枚数
  • 疑義照会の件数及び概要
  • 営業時間と薬剤師の勤務状況
  • 研修に関する事項
  • 不良医薬品の処理など管理に関する事項
  • 薬剤師の押印

 

各薬剤師会で200円くらいで頒布される業務日誌でもこれらをざっくり記入するための欄が設けられていることでしょう。手書きで頑張るなら、それを利用してもいいでしょうが、そんな面倒くさいことしたくはないのです!

 

業務日誌をExcel化するために、基になるデータとか、リストなどが必要です。(もちろんExcelで作成します)

①営業時間

ドラッグストアなら土日も含めて一定だったりしますが、町の門前薬局は医療機関のお休みに合わせて週ごとに違ったりややこしいですよね。さらに、基準調剤加算を算定するかしないかで営業時間が変更したり、期間の管理も必要になってきます。まずはリスト化をします。

②勤務シフト

管理薬剤師の休日に他の薬剤師に管理を委任している状況を記すために、委任順を加味した勤務シフト表を用意します

③祝日一覧

祝日を休日としている場合は必要です。インターネット上でゲットします。

④処方せん枚数

レセコンで日別の処方せん数が分かる帳票をCSV出力して利用します。私はMedicomユーザーなのでMedicomのPharnesを例に案内します

⑤疑義照会件数

手書きのチェック表などを利用するか、レセコンである加算の算定回数を出力したり、電子薬歴から「疑義照会」の入力件数を出力したりします

⑥医薬品小分け(分譲)データ

管理に関する事項の一部として、グループ内薬局や他薬局との医薬品のやり取りを記載すると、保健所受けがいいようです。在庫管理システムから出力します。

⑦研修、管理に関する一覧

冬季休業、当番医対応、棚卸実施、麻薬廃棄、勉強会開催、医療安全研修会、学生実習、などを日誌に反映させるために一覧表を作成します。

 

これらの基礎データを準備したうえで、日誌印刷用のページを作成して完成です。

 

次回は、①営業時間 データを作成しましょう。

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