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調剤薬局業務をExcelで快適に PharmaDataLabo

調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の九~

体調不良でブログの更新が遅くなってしまいました。すみません。 

 

さて今回は、いよいよ大詰めの⑦研修・管理に関する一覧のリスト化です。

このシートでは業務日誌に印刷する内容全般の管理も行います。

研修に関する事項として

  • 研修や勉強会を薬局内で開催した記録
  • 医療安全研修の実施記録
  • 高度管理医療機器営業に関する継続研修の受講記録
  • 登録販売者の外部研修の受講記録

管理に関する事項として

  • 当番医対応による臨時営業の記録
  • 年末年始の休業や営業時間の臨時対応状況
  • 時間外対応の記録
  • 棚卸の実施記録
  • 医薬品の廃棄や不良医薬品の処理対応

などを一覧表に適宜入力しておくことで、漏れを防ぐことができますし、あとから活用できるデータとなります。(紙媒体だと検索性がほぼ「0」ですが、Excelでデータ化しておくことで大いに活用もできます)

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 上の図のように項目行に項目名を入力します。

  1. 日付
  2. 曜日
  3. 営業時間
  4. 管理委任
  5. 管理委任コメント
  6. 祝日
  7. 当番医・臨時休業・臨時営業
  8. 処方せん枚数
  9. 疑義照会件数
  10. 主な疑義照会内容
  11. 管理に関する事項
  12. 研修に関する事項
  13. 業務日誌転記内容

1.日付

Excelで業務日誌を管理しようとする期間の初日を入力し、フィルハンドル(セルを選択して右下に出る■)をつかんで下方にフィルダウンすると連続した日付がドンドン入力されます。

2.曜日

1で入力した日付の曜日を入力し、フィルハンドルをダブルクリックするか、=TEXT(日付セル,"aaa")と入力しフィルハンドルをダブルクリックすると、曜日が表示されます。

3.営業時間

 =IF(G列セル<>"",G列セル,IF(祝日セル<>"","休業",VLOOKUP(VLOOKUP(日付セル,営業時間!A:A,1,1)&"-第"&ROUNDUP(DAY(日付セル)/7,0),営業時間!B:I,WEEKDAY(日付セル,1)+1,0)))

複雑に見えますが、ポイントは

 臨時営業>祝日は休業>それ以外は営業時間シート通り

となっています。(当薬局は祝日は通常休業のため、このようにしていますが、祝日に通常営業する場合はもう一工夫が必要ですが、またの機会に紹介しましょう)

4.管理委任

=VLOOKUP(日付セル、シフト!A:S、19、0)

※「シフト!」シフト表をコピペしたシート名に半角の!マークで当該シートを参照

 「A:S」シフト表の日付の列~委任の列までを指定

 「19」A列から数えて参照したい委任の欄のS列は19番目という意味

※※このVLOOKUP関数を利用するために、検索の基準とする列が必ず範囲の一番左になり、その基準列から数えて何番目の列を参照するか、ということを考えて表を作成しておくことが重要です。 

5.管理委任コメント

= IF((営業時間セル<>"休業")*(管理委任セル<>""),"〇〇休暇取得、管理を"&管理委任セル&"薬剤師に委任","")

  「*」アスタリスクExcelの関数で「かける」を意味する。この場合は「営業時間セルの値が"休業"ではなく、かつ、管理委任セルの値が空欄ではない」であるかどうかを判定する式となる

 「〇〇」:管理薬剤師の名前にします

6.祝日

=IFERROR(VLOOKUP(日付セル,祝日!A:B,2,0),"")

※「祝日!」祝日のリストを作成したシート名に半角の!マークで当該シートを参照

 「A:B」祝日のリストの日付の列~祝日名の列を指定

 「2」A列から数えて祝日名は2列目

7.当番医・臨時休業・臨時営業

ここにはイレギュラーな営業時間を手入力します。

臨時休業の場合は冬季休業、夏季休業などとしましょう。営業時間は〇:〇~〇:〇という感じに入力します。

8.処方せん数

=IFERROR(VLOOKUP(日付セル,処方せん数!B:Q,16,0),"")

※「B:Q」処方せん数シートの日付の列(B)から処方せん数の列(Q=16列目)

9.疑義照会件数

=IFERROR(VLOOKUP(日付セル,疑義照会件数!A:C,3,0),"")

※「A:C」疑義照会件数シートの日付の列(A)から合計件数の列(C=3列目)

10.主な疑義照会内容

疑義照会件数列のフィルタ列の▼マークをクリックし「0」のチェックを外して、疑義照会件数が1以上の日を絞り込んで、J列のセルをドラッグして選択した状態で「〇〇〇」とテキストを入力し、Ctrlキーを押しながら Enter を押すと選択したセル全体に同じ文字が入力されます。入力が終われば疑義照会列のフィルタをクリアしておきます。

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11.管理に関する事項

当番医対応、冬季休業、不良品に関すること、棚卸実施、麻薬廃棄、学生実習受け入れ、時間外対応などを手入力します。予定されている事項は予め登録しておいてもいいでしょう。

12.研修に関する事項

各種研修(医療安全、製剤、登録販売者、医療機器関連、接遇など)について実施の記録を手入力します。

13.業務日誌転記内容

=IF(E列セル&K列セル&L列セル<>"",IF(E列セル<>"",E列セル&CHAR(10),"")&IF(K列セル<>"",K列セル&CHAR(10),"")&IF(L列セル<>"",L列セル,""),IF(COUNTIF(C列セル,"*休業*"),"","特記事項なし"))

※管理委任コメント、管理に関する事項、研修に関する事項のどれかがあれば改行して表示し、それ以外の休業日以外は 「特記事項なし」と表示する

 数式はフィルハンドルをダブルクリックして最下行までコピーします。

 

最後に項目行(1行目)の各項目のところで、数式を利用する列には塗りつぶしをしておくと、管理がしやすくなります。

 

 これで業務日誌に記載すべき内容が一覧として管理できるようになりました。

次回は薬局業務日誌のデータ化の最終回、⑧業務日誌として印刷しよう、です。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の八~

今回は⑥医薬品の分譲データ化と加工です。

 

つい最近、日本薬剤師会(日薬)、日本保険薬局協会(NPhA)、日本チェーンドラッグストア協会(JACDS)の三者で「薬局間の医薬品譲渡ガイドライン」が公開されました。

これはC型肝炎治療薬ハーボニーの偽薬が流通してしまったことを受けての対応ですが、日経DIオンラインによると主な内容は

医薬品に関する情報として

  1. 製造販売業者
  2. 医薬品名
  3. 規格
  4. 数量
  5. 製造番号・記号
  6. 使用期限
  7. 医薬品の容器の状態や記載事項
  8. 添付文書などを確認した情報

譲受(譲渡)に関する情報として

  1. 譲受(譲渡)年月日
  2. 薬局名
  3. 薬局の連絡先
  4. 医薬品を渡した(受け取った)人
  5. 相手側薬局の開設許可証を確認した旨

などを書面に記録し、3年間保存すること、となっています。なお、あくまで自主基準(ガイドライン)であり、各薬局でこのガイドラインを踏まえて業務手順書を作成(改定)するように求められることとなりました。

また、このガイドラインはグループ内の薬局間でも書面への記録を求めています。

医薬品分譲のデータ化  

 

ということで、今回は分譲データの集計・加工の手順を紹介します。在庫管理システムも各薬局で様々ですが、なんらかのCSV出力機能があるはずです。ここでは私の薬局で利用している、医薬品卸アルフレッサから提供されている「JustockEX Ⅱ」のデータを利用して説明しますね。他の在庫管理システムも基本的な考え方は一緒ですので参考にしてください。

 

帳票出力機能の譲渡データ出力画面で期間、相手先の指定(原則全て)、抽出薬品(全て)などを指定してCSVファイル出力します。

開いたファイルに次の項目があることを確認します。

譲渡日付、相手の薬局名、受渡区分、医薬品名、メーカー名、規格、分譲数量、使用期限、製造番号記号、など

項目を確認したら、とりあえず全部をコピペしリスト化します。一番最初は項目名もコピペしましょう。

※この時も譲渡日付欄が「日付」扱いとなっているか「文字列」扱いとなっているかを確認し、「文字列」扱いとなっていればコピペをする前に日付に変換しておきます。変換の手順はこちらの記事をご覧ください。

 

pharmalabo.hatenablog.com

コピペしたら次の加工の準備とリストを見やすく処理しやすくするための作業を行います。

加工の準備

コピペした表の右側に3列追加し項目名を参照日付/結合/転記データ、などとしておきます。

リストを工夫

項目名に空欄がないことを確認し、リスト内のどれか一つのセルを選択し、「データ」タブの「フィルタ」ボタンをクリックして、リストにフィルタをかけます。(「挿入」タブの「テーブル」ボタンからリストをテーブル化してもいいですよ)

そのまま項目名の行が見えている状態で、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」→「先頭行の固定」を選択すると、項目名行が固定されます。

不要な列を非表示にする:前記で確認した項目以外は業務日誌には不要なので、列名をCtrl+クリックで複数列を選択して最後に右クリック→非表示にします。ただし、後々のコピペのためにA列は非表示にしません。

医薬品分譲データの加工 

データを貼り付けたら、並び替えをして数式を加えます。

分譲データの並び替え

譲渡日付列を基準に「昇順」に並び替えます。

数式の入力

 右側に項目を追加した3列に数式を入力しましょう。(それぞれ2行目に数式を入力し、オートフィルで数式を最下行までコピーします)

 ※記号や関数名はすべて半角で入力するものとします。

  また特に記載がない場合は数式中で参照するセルは入力しているセルと「同じ行」のセルとします。

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「参照日付」列:

=IF(譲渡日付セル=譲渡日付セル次行,"",譲渡日付セル)

 ※同じ日付が複数あれば一番下の行から転記すべきデータを参照するための準備

「結合」列:

=受渡区分&”/”&相手の薬局名&”/”&メーカー名&”/”&医薬品名&”/”&規格&”/”&分譲数量&単位&”/”&製造記号番号&”/”&TEXT(使用期限,”yyyy'm”)

 ※分譲データを1件ずつ業務日誌記載用にまとめる

 ※文字や記号や数字が連続するため項目の区切りを示すため半角の「/」(スラッシュ)で区切ることにします。

 ※使用期限は「2020’9」と表記されます

「転記データ」列:

=IF(譲渡日付セル<>譲渡日付セル前行,結合セル,転記データ前行&CHAR(10)&結合セル)

 ※1件ずつの分譲データを日ごとに結合する

 ※CHAR(10) はExcelで「改行」を指定する関数

 

3つのセルに数式を入力出来たら、3つのセルを選択し右下の■をダブルクリックすると、最下行まで数式が入力されるはずです。これでデータの加工ができました。

 

 

※リストをテーブル化しておくと、あるセルに数式を入力するとその列全体に自動で数式がコピーされたりしますので、そっちがいいという方はお試し下さい。(私はなんとなくテーブル化をしない方を選んじゃいます) 

 

次回は業務日誌に反映させるデータをまとめる⑦一覧シートの作成です。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の七~

今回紹介するのは⑤疑義照会件数と内容についてです。

 

疑義照会件数を把握するため位には次の方法があると思います。

  • 日々の疑義照会件数をメモしてリストに入力する
  • 電子薬歴の疑義照会コメント件数を日別に出力する
  • レセコンや電子薬歴の集計機能などで特定の加算件数を日別に出力する 

 

日常の業務を行いながら、疑義照会の件数や内容を正確に記録していくのはかなりの手間が必要ですよね。というのも、通常疑義照会が必要な場合には、その間患者さんを待たせていて、照会後疑義が解消したなら回答内容をあらかじめ患者さんに説明して、すぐにレセコンに反映させて、薬を準備して、処方せんや薬歴に疑義及び回答内容を記入して、、などやることが沢山あるのです。そんな時に業務日誌のために照会内容を記録する余裕なんて、なかなかありませんよね。

 

薬歴にも、疑義照会の内容と結果を記載しているので電子薬歴から「疑義照会」コメントとして入力された件数が出力できればいいのですが、私の薬局で利用している「GooCo」には残念ながらその機能が今のところありません。

 

というわけで、重複投与・相互作用等防止加算の日別データを出力して利用します。

 

メンテナンス集計業務などで、調剤期間を適切に指定し、抽出する加算の種別で「重複投与・相互作用等防止加算」を選択しCSV出力します。(必要に応じてUSBメモリなどに保存してください)

業務日誌管理ファイルに「疑義照会件数」シートを作成して、このファイルの、日付列、加算件数列を含むようにコピペします。

※日付列が左側にあることが必須です

 

手書きメモを利用する場合は、次のような表を作成・印刷しておき電話のそばに置いておくといいでしょう。正の字などで件数を書き込んでおき数日分まとめて業務日誌管理ファイルの疑義照会件数シートに入力するといいでしょう。

日付 重複投与・相互作用等 処方内容不備 保険番号等 その他 件数合計
           
           
           
           

 

次回は⑥医薬品の分譲データについてです。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の六~

今回は④処方せん枚数のデータ化です。

処方せん枚数はレセコンから出力するのを利用するのが一番手っ取り早いでしょう。私はメディコムユーザーなので、メディコムのレセコン「PharnesⅢ」のデータ出力について紹介します。

システムメニュー(トップ画面)から「集計業務」を開き、「1.調剤点数・剤数集計」から出力します。

期間を適切に設定し、集計単位は「なし」、並び替えを「日別表示」とし、出力先を「CSV2ファイル」とし、保存先のファイル設定でファイルの保存場所とファイル名を指定したら、「F12 発行」します。ファイルの抽出ができたら「発行しますか?」と表示されるので、「はい」を選択。これでCSVファイルが出力されました。(レセコンにExcelが入っていない場合や、他のPCで業務日誌を管理したい場合はCSVファイルをUSBメモリなどに出力して対応してください)

このファイルを開くと、B列に日付が、Q列に処方せん数のフィールドがあります。ここで注意したいのが、このCSVファイルの日付は特殊な設定となっているのです!通常のExcelブックの日付データに関する設定は「1900年1月1日を1(初日)」としているのですが、このCSVファイルは「1904年1月1日を1(初日)」とするものになっています。これは明らかにメディコム開発陣の不注意だと思われます。(Lotus1-2-3 との互換性のための設定のようです)

なので、このCSVファイルを開いたら、設定の変更が必要になります。

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Excelの左上の「ファイル」タブをクリックし、左側メニュー下部の「オプション」を選択します。

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「詳細設定」を選択し、下方にある「次のブックを計算するとき…」の項で「1904年から計算する」のチェックを外し、右下の「OK」を選択すればOKです。

日付が変わってしまった!と焦らなくても大丈夫。Excelはちゃんとしてくれてます(笑)(すみません。現在は設定が変わっていましたのでこの作業は不要です)

そうしたら、このCSVファイルのデータ(A列~Q列)を業務日誌管理ファイルの「処方せん数」シートを作成しコピペします。一番最初は項目名の行もコピペしましょう。(コピペする列は全部でなくてもいいのですが、ここでは簡単にするために全部の列をコピペしています)

 

この後、其の九で紹介する「一覧」シートに関数を使って反映させます。

 

次回は⑤疑義照会件数と内容についてです。

 

※他のレセコンでも日別の処方せん数のCSV出力機能があるはずですので、ベンダー(レセコン販売店)に問い合わせるなどしてみて下さい。

 

第1回 薬局業務日誌のデータ化〜其の五〜

それでは③祝日リストを作成しましょう。

 

カレンダーを見て祝日を一つ一つExcelの表に入力してもいいですが、ズボラな私はできるだけ楽をしたいのでネットの情報を利用します。

 

検索エンジンで「〇〇年 祝日 一覧」みたいに検索して、良さそうなサイトを選びます。

選ぶ基準としては、日付と祝日名が表になっているといいでしょう。あとは一応著作権について確認しておきましょう。(祝日一覧などはだれが作っても内容は変わらないので、内容自体に著作権はありませんが表の体裁・デザインなどは著作権意匠権)の対象です)

 

参考にするサイトが決まれば、そのサイトの祝日の表の頭からお尻までマウスでドラッグして選択した状態で、右クリック→コピーを選択(または、CTRL + C)します。

そしてExcelの新しいシートの適当なセル(A1セルでOK)を選択して、貼り付けます。このとき「貼り付け先の書式に合わせる」ようにして、列幅を適宜調整しましょう。

貼り付けたら、日付になっているセルを選択し、Excelで「日付」扱いとなっているかを確認します。f:id:ashomopapa:20170404015240p:plain

※リボン「ホーム」タブ>「数値」の中にある「セルの書式」の▼をクリックして、数値/通貨/会計などのところに数字が表示されていればOK。(数値 のところに「2017年1月1日」みたいになっていれば、次の手順が必要)

見た目は日付なのに、Excelで「日付」扱いとなっていなければ次の手順で「日付」に変換します。

  • 見た目が日付のセルを列単位で選択する
  • 「データ」タブの「データツール」の項の「区切り位置」を選択し、区切り位置指定ウィザードで、「次へ」>「次へ」>列のデータ形式を「日付 YMD」を選択して「完了」 とすれば日付に変換されます。

  f:id:ashomopapa:20170404015345p:plain f:id:ashomopapa:20170404015448p:plain f:id:ashomopapa:20170404015450p:plain

 

このようにして、日誌を作成したい期間の祝日リストを作成します。

この時も必ず表の左側列に日付が来るようにします。また、次の年の祝日リストを追加したいときは、既存の祝日リストの下に追加します。(どんどん下に表が伸びるようにします)

 

次回は④処方せん枚数のデータ化です。

 

 

第1回 薬局業務日誌のデータ化〜其の四〜

次に②薬剤師のシフトをデータ化していきます。

 

各薬局では何らかのシフト表が必ずあると思いますので、それを上手く利用します。

ただ、シフト表は千差万別ですので、今回は私の薬局のシフト表を例にして、データ化のために押さえるべきポイントを解説していきます。

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実物のスクリーンショットです。(1行目とS列の塗りつぶしの箇所は薬剤師の名前です)

私の薬局で毎月作成している勤務シフト表の薬剤師の部分だけをひと月分コピーして、この業務日誌用のファイルに貼り付けるだけでいいようにしてあるだけなので、この通りでなくても全然かまいません。ポイントは3つです。

  • 左側に「日付」の列があること
  • 管理薬剤師が休みだった時に、管理を委任するための序列を決める
  • 序列に従い、管理薬剤師不在時の被委任薬剤師を数式で表す

ここで注意したいのが、A列の日付がExcelで「日付」として扱われているかどうかです。日付のセルを選択したときにリボンの「ホーム」タブの「数値」のところが、「日付」となっていればだいたい大丈夫です。

序列については、私の薬局では、管理薬剤師(私)→社員薬剤師→嘱託社員薬剤師→パート薬剤師(経験年数順)としていて、シフト表も左からその順にしています。そして、「出社」のところが空欄ならその日は休み、というルールです。(同じ休みでも冬休みとか有休とかの場合は「退社」のところに入れるようにしています)

被委任薬剤師の数式ですが、IF 関数と行の絶対参照を利用します。例えばS565セルに、

=IF(G565<>"","",IF(I565<>"",I$1,IF(K565<>"",K$1,IF(M565<>"",M$1,IF(O565<>"",O$1,Q$1)))))

と入力します。そうすると上のシフト表で左から3番目の人の名前が表示されます。あとはこのセルを、S列全体にコピペすればOKです。(コピペする際、K$1 という行の絶対参照にしていないと、とってもおかしなことになりますのでご注意ください)

また勤務実態とシフト表に大きな違いがないことが前提です。

万が一、シフト表通りに勤務していないということがあれば、シフト表ではなく勤務実績表をを参照しなければなりませんが、考え方は上述のとおりです。

 

次回は③祝日リストの作成 です。

 

 

 

第1回 薬局業務日誌のデータ化〜其の三〜

①営業時間をデータ化して行きます。

考慮しておく点としては、「今後営業時間が変更するかもしれない」ということです。また、「曜日によって、週によって、一定ではないかもしれない」ということも外せないです。

日から土、第1週から第5週までの営業時間を表にします。(私の薬局の16年3月までの営業時間を例にしてみます)

祝日
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~15:30 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 9:00~13:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~15:30 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 休業 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 9:00~13:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~15:30 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~15:30 休業

 

 

16年3月までと言いましたが、そうです、16年4月の調剤報酬改定に伴って、基準調剤加算を算定するために営業時間を変更しました。それが下表です。

祝日
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~13:00 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~16:30 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~13:00 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~13:00 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~16:30 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~13:00 休業
休業 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~16:30 8:30~18:00 8:30~18:00 8:30~13:00 休業

基準調剤加算を算定するためには、平日は8時間以上、土日はどちらかを一定時間営業することとなったので、営業時間時間を変更しました。

 

営業時間をリスト化できましたが、これだけではデータ活用には程遠い状態です。ここからが、Excel活用の本番です。

上記の表の左に2列を挿入し、下表のように値を入力します。

2015/6/1  
第1 42156-第1 休業
第2 42156-第2 休業
第3 42156-第3 休業
第4 42156-第4 休業
第5 42156-第5 休業

一番左上のセルにはこの営業時間の適用開始日を「日付」として入力します。いつからか分からない場合は、適当に古めの日付を入れればOKです。(通常Excelでは、日付形式で入力されたものは日付とみなされるので、普通に日付を入力してください)

その下には第1週~第5週を表す文字を入力します。(単純に1~5の数字だけでもいいですし、第1週、第2週、としてもいいです)ここでは上表のように第1~第5と入力します。

肝心なのは2列目です。

ここは、日誌に営業時間を反映させる際に当該日(例えば15年10月9日)がどの営業時間の表が適用され、第何週目の何曜日かを判定し、だから営業時間は○○~○○だ!と見つけるために不可欠な要素です。(ちなみに、15/10/9は上の表で、第2金曜の営業時間となります)

便宜上、日付を入力したセルを「A1」セルとします。「B2」に次の数式を入力します。

 =$A$1&"-"&A2

Enter を押すと、「42156‐第1」となっているはずです。

そしてB2セルを選択(クリック)し、枠の右下の■をB6セルまでドラッグ(フィルダウンと言います)すると、上表のように「42156‐第1」~「42156‐第5」となります。

 

同じように16年4月1日~の営業時間に対しても日付を入力し、数式を入れると

2016/4/1  
第1 42461-第1 休業 8:30~18:00
第2 42461-第2 休業 8:30~18:00
第3 42461-第3 休業 8:30~18:00
第4 42461-第4 休業 8:30~18:00
第5 42461-第5 休業 8:30~18:00

 のようになります。

今後、営業時間の変更があれば、表を追加していけばOKです。

ただし、新しい方の表が必ず下になるようにしてください!

 

次回は②シフト管理のデータ化です。

 

解説

日付は数値:Excelでは内部で日付は1900年1月1日を「1」として1日(24時間)ごとに1ずつ増えた値として処理されます。

関数「&」:文字列を結合するための関数。私は複数の要素を識別しながらデータを参照する必要がある場合によく利用しています。

引用符「" "」:数式の中で文字列として利用したい記号などを ” で囲むと文字列扱いとなります。私の場合は〇と△の間に「&"-"&」を入れることで「〇‐△」と文字列結合させる場合によく利用します。

絶対参照「$」:Excelでは相対参照が標準ですが、セルの行や列が移動しても同じところを参照していたい場合に、数式入力時にセルを指定した際F4キーを押すたびに、絶対参照→行の絶対参照→列の絶対参照→相対参照と切り替わります。