第1回 薬局業務日誌のデータ化〜其の二〜

それでは、薬局業務日誌のExcel化に取り掛かりましょう。

まず、業務日誌に記載すべき事項ですが、これは各地方（各保健所または各保健所職員）で求められることが違うことはよくあることですが、概ね次の項目を押さえておけば立ち入り検査の際に嫌みのように指摘されることは避けられるでしょう。

• 応需した処方せん枚数
• 疑義照会の件数及び概要
• 営業時間と薬剤師の勤務状況
• 研修に関する事項
• 不良医薬品の処理など管理に関する事項
• 薬剤師の押印

各薬剤師会で200円くらいで頒布される業務日誌でもこれらをざっくり記入するための欄が設けられていることでしょう。手書きで頑張るなら、それを利用してもいいでしょうが、そんな面倒くさいことしたくはないのです！

業務日誌をExcel化するために、基になるデータとか、リストなどが必要です。（もちろんExcelで作成します）

①営業時間

ドラッグストアなら土日も含めて一定だったりしますが、町の門前薬局は医療機関のお休みに合わせて週ごとに違ったりややこしいですよね。さらに、基準調剤加算を算定するかしないかで営業時間が変更したり、期間の管理も必要になってきます。まずはリスト化をします。

②勤務シフト

管理薬剤師の休日に他の薬剤師に管理を委任している状況を記すために、委任順を加味した勤務シフト表を用意します

③祝日一覧

祝日を休日としている場合は必要です。インターネット上でゲットします。

④処方せん枚数

レセコンで日別の処方せん数が分かる帳票をCSV出力して利用します。私はMedicomユーザーなのでMedicomのPharnesを例に案内します

⑤疑義照会件数

手書きのチェック表などを利用するか、レセコンである加算の算定回数を出力したり、電子薬歴から「疑義照会」の入力件数を出力したりします

⑥医薬品小分け（分譲）データ

管理に関する事項の一部として、グループ内薬局や他薬局との医薬品のやり取りを記載すると、保健所受けがいいようです。在庫管理システムから出力します。

⑦研修、管理に関する一覧

冬季休業、当番医対応、棚卸実施、麻薬廃棄、勉強会開催、医療安全研修会、学生実習、などを日誌に反映させるために一覧表を作成します。

これらの基礎データを準備したうえで、日誌印刷用のページを作成して完成です。

次回は、①営業時間 データを作成しましょう。

第1回 薬局業務日誌のデータ化

調剤薬局には業務日誌という日誌があります。

これは薬事法施行規則第13条で作成と保管について定められたものです。

またこの法令を補完するためにいくつかの通知が厚労省（当時は厚生省）から出されており、日誌に記載すべき事項について大まかに述べられています。

が、今時こんなことを紙媒体に手書きして残してどうするの？世の中はどんどん電子化してるっていうのにね。

さらにこの日誌、なくなってしまうと薬局業務に支障を来すかと言うと、全くノープロブレムでしょう。

ではなぜなくならないか？それは法的義務があることに加え、数年に一度保健所が立入検査をした際に提示しろと言われたり、開局1年過ぎに厚生局の「個別指導」を受ける際にも提出が求められ、その時に怒られないために日誌を作成している、というのが本音でしょう。

実はこの業務日誌、e-文書法なるもので電子的保管が認められているんです‼︎

ただし、「真正性」「見読性」「保存性」を担保しなければなりません。つまり電子薬歴のようなキチッとしたものでないと認められないということです。なので結局紙媒体にするしかないのですね〜。

そこで発想を転換しましょう！

紙媒体だからと言って「手書きじゃなきゃダメ」ではないのです‼︎

日誌に記載すべき事項はExcelで管理して毎日印刷して、管理薬剤師が内容確認の上押印すれば、書類としてノープロブレムなんです。

そこでこんな感じのExcelファイルを作りました。

 基になるデータを揃えれば、日付を入れて矢印ボタンで1週間単位（または指定日のみ）で業務日誌を表示・印刷できるようになります。

次回から業務日誌のデータ化の具体的な作業を紹介します。

調剤薬局のデータをExcelで活用しよう

今時の調剤薬局でのお仕事は、意外にもパソコンやプリンタや調剤機器など機器類に囲まれてその機器類がないと全くと言っていいほど仕事になりません。

なので、機器類に期待するのは「いつでも、いつも通りに動いてくれること」であって、それ以外で「もっと便利に」とか「もっと楽に」とかを期待することは少ないのではないでしょうか。

このブログでは、薬局業務をより楽に、より効率的にするために、私が今まで培ってきたExcelのテクニックを紹介していこうと思います。

Excelを上手に使えば、様々な業務を効率化することが可能です。

①在庫管理

発注、返品、薬価改定の対応、グループ内での過剰在庫（不動在庫）の移動など

②売上管理

レセコンからCSV出力したデータを加工して、知りたい使えるデータベースを作る

③調剤履歴管理と活用

②と同様にレセコンからのCSVを元にデータベースを作れば、患者さんの来局・処方の動向を簡単に把握できる

④諸々の書類作成

保健所、厚生局などへの申請書類、業務日誌や社内で利活用するための書類など

これから、少しずつですが紹介していきますが、全国の同業の皆様の役に立てると嬉しいです。

第1回は業務日誌のデータ化です。お楽しみに！