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調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

アンケートの作り方とExcel集計

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秋の薬剤師会学術大会にむけて、最近よく話題になる残薬解消についてアンケートを集計し、考察を発表しようと考えているのですが、当然 Excel を上手に利用したいところです。
アンケート集計に関する手順は大きく分けて4つありますので、それぞれ見ていきましょう。

 

目次

 

アンケートを設計する

アンケートを作るには、まず「どのような考察を得たいか」をはっきりさせることが重要です。やみくもに質問をぶつけても全く意味がありません。研究室の実験・研究と同じように「仮説」を立てることが大事です。

 今回は残薬の解消について、「在宅療養の現場でケアマネージャーが感じる課題と薬剤師の介入による対策の方向性を見出す」ことをテーマにしたいので、

  1. 日常の薬剤師とケアマネージャーのかかわりの度合い
  2. 薬剤師の現場介入の度合い
  3. 薬剤師の介入による残薬解消の度合い
  4. 方向性の考察

という感じでアンケート結果をまとめます。

アンケートを作る

アンケート対象者にアンケートを記入するしてもらう際にアンケート作成者がその場に居合わせることは稀でしょう。ということは、アンケートの設問は明確に意味が分かるように文言を工夫する必要があります。回答欄についても同様です。

そのために一般的に回答欄は、「選択肢」から回答を選んでもらうようにします。

 

まず初めの設問では、回答者の属性を聞きます。
今回の回答者は全員がケアマネージャーである前提なので、
現在勤務する施設≫ と
≪業務経験年数≫ を聞くことにします。
※ここで注意したいのは「現在勤務する」といつの時点の話かを明確にすることです

 

次に、直近1年間での薬剤師との連携度合いを聞いていきます。
(ここでも、「直近1年間」と期間を明確にしておきます)
回答欄は選択肢を用意します。
例)薬剤師にサービス担当者会議への参加を依頼した回数は?
   ・0回 ・3回未満 ・3~6回未満 ・6~9回未満 ・9回以上

これらの設問を重ねることで、回答してくれるケアマネージャーと薬剤師の関係性が明確になり、関係性ごとに結果を考察するという方向性が見えてきます。

 

次に本題に入ります。
利用者(患者)の残薬に関して、どのように対処しているか?その対処の結果問題が改善されたか?という設問をいくつか用意します。またここでも回答は選択肢とします。

 

最後に、「今後薬剤師に期待すること」について選択肢+自由記述にて回答してもらいます。回答は複数選択可とします。

 

Excel で集計する

 さて、アンケートができたら実際に対象者に配布し、回答してもらい回収しますが、これらがスムーズに進むようにしっかり打ち合わせなどをしましょう。

 

アンケートを回収したら、集計業務に入りますが、回収までの間に集計用のフォームを作っておきましょう。
回答者数(n)によりますが、nが多ければ多いほど効率的に回答内容をデータテーブルに転記するためにはこのフォームづくりがアンケート集計の「肝」となります。

 

基本的なデータテーブルの構成は
・先頭行を項目行としてアンケートの設問内容を簡潔に記す
・各列(フィールド)に、設問への回答を記す
・複数回答可の設問は項目行に「選択肢1」「選択肢2」…と選択肢の数だけ追記して、フィールドへ記すのは選択の有無を表す「1」「0」を入力する
・自由記述欄のフィールドへは、そのまま記述内容を転記する
という感じにします。

 

回答内容の転記のためのテクニックとしては、

  1. Excel の《フォーム》機能を利用する
  2. Excel の《データの入力規則》の中の《リスト》機能を利用する
  3. VBA で転記用のフォームを作成する

などがありますが、
1はExcelのリボンの設定を変更する必要がある
2は予め各列に対して入力規則の設定をする必要がある
3はVBAのプログラム記述やフォームへのコントロール配置など相当ハードルが高い

 といったハードルがありますが、アンケートの回答数、転記作業を誰が行うか、アンケート回収までの日程と転記作業の日程、などを考慮します。
一番重要なのは、言うまでもなく(言っちゃいますが)「回答内容を正確に転記する」ことですので、今回のアンケートは500以上の回答数を見込んでいて、PCスキルは初心者レベルのパートさんに転記作業をお願いする予定で、転記作業まで半月くらい、という状況にあるので、回答の転記は「2」のリスト機能を利用することにします。

 

リスト機能を最大限活用する簡単な方法について、次回ご紹介したいと思います。

 

アンケート結果を考察する(詳細は次回)

 回答内容を正確に転記出来たら、考察=データ分析にかかります。

データ分析には、大道の「ピボットテーブル」を利用しますが、詳細についてはアンケートの回答転記ができるころに紹介しますね。

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