調剤薬局業務をExcelで快適に PharmaDataLabo

調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

Excel Tips チョコっと小技①入力系

 

sponsored Link

このシリーズはアイスブレイク的に私が普段よく使うExcelの小技を不定期に紹介していきます。

 

目次 

パソコンの基本的な操作を含めて、Excelの操作に不慣れな人がやりがちな「遠回り」な操作をちょっとの知識で断然楽にできますよ。

 

セルの内容を上書きしたい

すでに値(文字列や関数)が入力されているセルの値を変更したい場合、そのセルをクリックして、さらに数式バーをクリックして、「Backspace」を連打して中身を空にして、ようやく上書きしたい内容を入力する、という手順の人が皆さんの周りにもいませんか?
意外ですが、私も赴任する薬局で必ず見かけます。先輩から後輩に引き継がれているケースもあるようですね。もっとシンプルでいいです。

やり方:上書きしたいセルを選択して、そのまま上書きしたい内容を入力するだけ!

複数のセルに同じ内容を入力

 同じシート内でいくつかのセルに同じ値を入力したい場面が時々ありますね。この場合、一つ目のセルを入力して、次のセルを選択(クリック)して値を入力して、三つ目のセルを…というようにしていませんか?

やり方①:入力したいセルをCtrlキーを押したまま順にクリックしてすべて選択してから、値を入力し、通常ならEnterキーを押して確定するところを、Ctrl+Enterで確定します。すると選択した全てのセルに同じ値が入力されます。(書式などは入力前のまま)

やり方②:あるセルの書式設定を他のセルに反映させたい場合は、そのセルに値を入力後に改めてそのセルを選択し、コピー(右クリック→コピーまたはCtrl+C)して、貼り付けたいセルをCtrlキーを押しながら選択して貼り付け(右クリック→貼り付け またはCtrl+V)ます。

連続するセルを選択

 いくつかの連続する(つながっている)セルを選択したい場合や、数十行~数百行のような大きな表の端から端までを選択したい場合でやり方を変えましょう。

やり方①(いくつかの連続するセルの場合):一つ目のセルを選択した後、Shiftキーを押しながらドラッグして目的のセルを選択します

やり方②(大きな表の場合):一つ目のセルを選択したら、スクロールバーを操作したりして選択したい「最後」のセルを画面内に見えるようにして、Shiftキーを押しながらその最後のセルを選択(クリック)します

状況に応じて、①②を適宜使い分けることができるとさらに効率化できます。

表の一番端のセルに移動

表を途中までスクロールしていて、最初の方に戻りたい場面や、一番下の集計行に飛びたい時などがあるでしょう。この時、スクロールバーをマウスで操作したり、マウスのホイールをクルクルクルクルしたりしてませんか?
こんな時は、表のある1行または1列全てに値(文字列、関数など)が入力されている前提で、一発で移動できるんですよ。

やり方①:1行または1列全てに値が入力されているセルを選択し、Ctrl+矢印キー(移動したい方向に↑、←、↓、→)を押す

やり方②:1行または1列全てに値が入力されているセルを選択し、そのセルの4辺にマウスを合わせるとカーソルが✛(十字の矢印)に変わった時にダブルクリックする

セル内で改行する

 文字列を入力していて改行表示したい場面では、まずセルの書式設定をホームタブ→配置の「折り返して全体を表示する」設定にしますが、1行目の文字を入力したらspaceキーを長押しして次の文字が2行目に表示されるようにspaceの数を調整していませんか?それでは、印刷する際にはほとんどの場合ずれてしまいますし、セルの幅を変えたい場合spaceの数を再調整しなくてはなりません。でも、これも知っていればなんてことはないのです。

やり方:1行目の文字を入力したら、Alt+Enterを押せばカーソルが2行目に! 

すぐ上または左のセルの内容をコピー

 セルをコピーする方法はいくつもありますよね。

コピー&ペースト:右クリック→コピー&貼り付け、や、Ctrl+C & Ctrl+V
フィルダウン:元のセルを選択し、フィルハンドル(右下に表示される小さい■)をドラッグする
この二つはよく知られていると思いますが、知っていると意外に便利な技があります。

やり方:同じ内容を入力したいセルを選択した状態で、Ctrl+D(すぐ上のセルと同じにしたい場合)、Ctrl+R(すぐ左のセルと同じにしたい場合)でコピーできます。

これは、連続する複数のセルにも同様に使えるので場面によってはかなり便利です。
※Dはdown(下方向にコピーする)、Rはright(右方向にコピーする)と覚えましょう。残念ながらCtrl+U (Up) やCtrl+L (Left) はありません。

広告を非表示にする