調剤薬局業務をExcelで快適に PharmaDataLabo

調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

第1回 薬局業務日誌のデータ化〜其の四〜

 

sponsored Link

次に②薬剤師のシフトをデータ化していきます。

 

各薬局では何らかのシフト表が必ずあると思いますので、それを上手く利用します。

ただ、シフト表は千差万別ですので、今回は私の薬局のシフト表を例にして、データ化のために押さえるべきポイントを解説していきます。

f:id:ashomopapa:20170403001831p:plain

実物のスクリーンショットです。(1行目とS列の塗りつぶしの箇所は薬剤師の名前です)

私の薬局で毎月作成している勤務シフト表の薬剤師の部分だけをひと月分コピーして、この業務日誌用のファイルに貼り付けるだけでいいようにしてあるだけなので、この通りでなくても全然かまいません。ポイントは3つです。

  • 左側に「日付」の列があること
  • 管理薬剤師が休みだった時に、管理を委任するための序列を決める
  • 序列に従い、管理薬剤師不在時の被委任薬剤師を数式で表す

ここで注意したいのが、A列の日付がExcelで「日付」として扱われているかどうかです。日付のセルを選択したときにリボンの「ホーム」タブの「数値」のところが、「日付」となっていればだいたい大丈夫です。

序列については、私の薬局では、管理薬剤師(私)→社員薬剤師→嘱託社員薬剤師→パート薬剤師(経験年数順)としていて、シフト表も左からその順にしています。そして、「出社」のところが空欄ならその日は休み、というルールです。(同じ休みでも冬休みとか有休とかの場合は「退社」のところに入れるようにしています)

被委任薬剤師の数式ですが、IF 関数と行の絶対参照を利用します。例えばS565セルに、

=IF(G565<>"","",IF(I565<>"",I$1,IF(K565<>"",K$1,IF(M565<>"",M$1,IF(O565<>"",O$1,Q$1)))))

と入力します。そうすると上のシフト表で左から3番目の人の名前が表示されます。あとはこのセルを、S列全体にコピペすればOKです。(コピペする際、K$1 という行の絶対参照にしていないと、とってもおかしなことになりますのでご注意ください)

また勤務実態とシフト表に大きな違いがないことが前提です。

万が一、シフト表通りに勤務していないということがあれば、シフト表ではなく勤務実績表をを参照しなければなりませんが、考え方は上述のとおりです。

 

次回は③祝日リストの作成 です。

 

 

 

広告を非表示にする