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調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

第1回 薬局業務日誌のデータ化

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調剤薬局には業務日誌という日誌があります。

これは薬事法施行規則第13条で作成と保管について定められたものです。

 

またこの法令を補完するためにいくつかの通知が厚労省(当時は厚生省)から出されており、日誌に記載すべき事項について大まかに述べられています。

 

が、今時こんなことを紙媒体に手書きして残してどうするの?世の中はどんどん電子化してるっていうのにね。

さらにこの日誌、なくなってしまうと薬局業務に支障を来すかと言うと、全くノープロブレムでしょう。

ではなぜなくならないか?それは法的義務があることに加え、数年に一度保健所が立入検査をした際に提示しろと言われたり、開局1年過ぎに厚生局の「個別指導」を受ける際にも提出が求められ、その時に怒られないために日誌を作成している、というのが本音でしょう。

実はこの業務日誌、e-文書法なるもので電子的保管が認められているんです‼︎

ただし、「真正性」「見読性」「保存性」を担保しなければなりません。つまり電子薬歴のようなキチッとしたものでないと認められないということです。なので結局紙媒体にするしかないのですね〜。

 

そこで発想を転換しましょう!

紙媒体だからと言って「手書きじゃなきゃダメ」ではないのです‼︎

日誌に記載すべき事項はExcelで管理して毎日印刷して、管理薬剤師が内容確認の上押印すれば、書類としてノープロブレムなんです。

そこでこんな感じのExcelファイルを作りました。

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 基になるデータを揃えれば、日付を入れて矢印ボタンで1週間単位(または指定日のみ)で業務日誌を表示・印刷できるようになります。

 

次回から業務日誌のデータ化の具体的な作業を紹介します。

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