調剤薬局業務をExcelで快適に PharmaDataLabo

調剤薬局業務をExcelで効率化しよう

調剤医薬品とOTC医薬品の在庫管理の違いって何?

最近ではドラッグストアでも処方せん応需する店が増えてきましたが、調剤の在庫管理って大変だと感じていませんか?

 

では、どの辺が大変かを考えてみましょう。

調剤は受け身の商売と言われることがある通り、患者さんが処方せんを持って来局されてオーダーが決まります。
このオーダーですが、例えば飲食店では店側が「メニュー」を決めて、お客はそのメニューの中からオーダーすることになります。万一、仕入が上手く行かなかった日や予想外にある商品だけが売れてしまった場合は、「本日終了」「売り切れました」などが通用するのが一般的です。

しかし、調剤は薬価収載されている医薬品から医師が選んで処方し、原則その品目通りに調剤しなければなりません。また1回の処方数量も医師の判断で決まります。
薬価収載されている医薬品の品目数は注射薬を除いても、約1万6千品目ありますし、先発品だけでも約7500品目ありますので、どの医薬品を備蓄すればいいかを判断するのは難しいことが分かります。

一方のOTC医薬品ですが、とにかく売り上げにするために在庫がないことには始まりません。そのため、マーチャンダイジングなどを取り入れて品揃えや定番棚の配置を決めたり、チラシや店頭POPなどでプロモーションをかけて、売上を作ろうとします。

 

これらの違いをまとめてみると

調剤 OTC
指定された品目・数量を揃えなければならない 品揃えは店側が決められる
欠品していても後日お届け対応などで売上げができる 欠品したら売上げにならないが、代替品の提案もできる
調剤過誤による在庫差異発生のリスクがある 万引きのリスクや、お客が一度手に取った商品が別の棚に放置されたりする
問屋からの急配対応がある 発注から納品まで2~3日
どの薬を誰がいつどれだけ処方されそうか、予測ができる いつ、だれが、どれだけ買うかは分からない

という感じになるでしょうか。

 

さて、どちらの方が在庫管理がしやすいのでしょうか?
(私は断然調剤薬の方が管理しやすいと感じています) 

 

登録販売者試験 勉強するなら1・4・5章から!!

pharmalabo-touhan.hatenablog.com

登録販売者試験の対策は何をどこからどれだけやればいいのか、それさえ分かればとっても効率良く勉強できますよね。

 

医薬品登録販売者 なので、受験者はやっぱり医薬品や病態、体の働きなどに力が入るものです。でも、それだけでは合格できないのです‼︎

 

合格者と不合格者の章別得点数について下記のデータがあります。 

  第1章 第2章 第3章 第4章 第5章 合計
合格 19.20 16.61 28.28 15.73 16.09 95.90
不合格 17.32 12.11 19.09 11.71 11.95 72.18

さらに不合格者の総得点別の章別得点数が

得点数 第1章 第2章 第3章 第4章 第5章 合計
72-83 18.02 13.17 20.99 13.09 13.16 78.44
60-71 16.68 11.19 17.60 10.04 10.60 66.11
48-59 15.29 9.00 12.76 8.47 8.88 54.41
36-47 13.00 4.00 10.00 10.00 9.00 46.00

そしてさらに、合格者の各章の最低得点を見ると

得点数 第1章 第2章 第3章 第4章 第5章
108-119 18 18 33 15 17
96-107 16 13 23 13 13
84-95 16 9 17 10 10

そうです!
2・3章は7割獲れなくても、4割ほどしか得点できなくても合格できるんです!!

 

次に出題範囲について考えましょう。厚労省から出されている「問題作成の手引き」の中から出題されるのですが、各章のページ数と試験での出題数を表にしてみます。

  出題数 ページ数 1問当たりページ数
第1章 20 19 0.95
第2章 20 37 1.85
第3章 40 148 3.70
第4章 20 43 2.15
第5章 20 22 1.10

 

内容については、

1章:常識的な内容で理解しやすい

2章:体の仕組みと薬の働きなどでイメージしやすい

3章:医薬品販売に必要な知識で、範囲はかなり広いですが実際の商品をイメージしながら勉強できるし、合格した後に必要な知識で勉強した分だけ役に立つ

4・5章:この試験を受けようとするまでは、ほとんど関わりのなかった分野で、かつ医薬品販売の現場でもそれほど必要とされないため、モチベーションを上げにくい

 

問題範囲からも分かりますが、この1・5章を後回しにするのは、勿体無さすぎるのです。また、2章よりも4章の方が取り掛かりにくいのであえて先にやる方がいいでしょう。

合格には120問中7割(84点)が必要ですが、目標として1章:19-20点、4・5章:各16-20点、獲れれば51-60点。2・3章は半分(30点)程度の正解で、合格点に達します。
(2章でも問題の傾向を押さえれば6割以上は十分狙えます)

 

普段縁遠い分野だからこそ早めに取り組みキッチリこなせば、キッチリ得点に繋げられる4・5章から勉強した方が良いのです。

(1章は獲れて当たり前、落すようじゃ合格は無理と思って下さい)

 

今年受験される皆さん、頑張って下さい。

 

 詳細はこちらから ↓

pharmalabo-touhan.hatenablog.com

 

 

医薬品登録販売者 試験対策

早いもので今年も3分の1が終わり、例年通りなら8月から始まる登録販売者試験まであと3-6ヶ月となりました。

 

2年前から実務経験に関係なく受験できるようになりましたが、受験を予定している人はどれだけ勉強すれば大丈夫なのか、とても気になりますよね。実はこの試験対策もExcelでできちゃうんです。
ただし、しっかりデータベース化するためにはVBA(マクロ)を使わないと相当大変な作業になりますので、VBAを操れない方は所属企業のExcel上級者に相談して下さい。

ここでは、データベース化するまでの大まかな手順を紹介します。

 

試験問題の入手

 

道府県のホームページで登録販売者試験に関するページを見つける
過去の試験問題と正解が掲載されたページを見つけ、PDFファイルを開き、問題に関わる部分を選択コピーする(東京都はPDFファイルが保護されていてコピーできません)
Excelに貼り付ける

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Excelで体裁を整える

 

貼り付けると上図のようにA列に羅列されますが、このままではどこが問題でどこが選択肢になっているか、まるで使えない状態です。そのためVBAで問題文と解答選択欄に仕分けして表示します。(私が使っているコードでは試験1回分が2秒で処理出来ます)

次に、セル内の改行のうち不要なものを除去したり、解答選択欄の体裁を整える(スペースの挿入など)ため各セルの内容を編集します。
添付文書に記載されるマークは貼り付けられないので、「相談マーク」「!マーク」「×マーク」などと入力し体裁を整える

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出題内容を分類する

 

テキスト(厚労省の『問題作成の手引き』)に沿って、章、主題、副題などを当てはめる。複数の副題にまたがる出題もあるのでその場合は問題に趣旨に近い方の主題を選択したり、あえて空欄にしたりします。必要に応じてキーワードを登録するのもいいでしょう。
正解を付記するのも忘れないようにしましょう。

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この時、同じ分類にする場合文言が少しでも違っていると後で手間が増えるので、Excelのリスト入力機能を利用するといいでしょう(Alt+ ↓ で入力候補がリスト表示される)(※)

問題文を分類する

 

VBAを利用し各問題を問題「文」単位に分解し、テキスト(厚労省の『問題作成の手引き』)を見ながら出題元になっている箇所を特定してデータベース化

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この時もリスト入力機能を利用するといいでしょう。(※)

(※)…予め「章」「主題」「副題1」のリストを作成しておき、数式タブの「名前の管理」で範囲に名前を付けて数式管理すれば、データ入力規則からリストを登録することができます。選択した「章」に応じて主題のリストを表示し、選択した「主題」に対して副題のリストを表示されます。
別の機会にExcel Tipsのコーナーで紹介しますね。

ピボットテーブルを利用して出題傾向をリスト化する

 

出題分類データベースと問題文データベースをそれぞれピボットテーブルを使ってリスト化するとともに、数回分の過去問でデータベースを作れば出題傾向と回数が一目瞭然にすることができますよ!!

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実際の試験対策は別のブログで紹介予定です。(ただいま準備中)

対策講座ブログ解説しました。

 

こちらもご覧ください

pharmalabo.hatenablog.com

 

 

 

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Excel Tips チョコっと小技①入力系

このシリーズはアイスブレイク的に私が普段よく使うExcelの小技を不定期に紹介していきます。

 

目次 

パソコンの基本的な操作を含めて、Excelの操作に不慣れな人がやりがちな「遠回り」な操作をちょっとの知識で断然楽にできますよ。

 

セルの内容を上書きしたい

すでに値(文字列や関数)が入力されているセルの値を変更したい場合、そのセルをクリックして、さらに数式バーをクリックして、「Backspace」を連打して中身を空にして、ようやく上書きしたい内容を入力する、という手順の人が皆さんの周りにもいませんか?
意外ですが、私も赴任する薬局で必ず見かけます。先輩から後輩に引き継がれているケースもあるようですね。もっとシンプルでいいです。

やり方:上書きしたいセルを選択して、そのまま上書きしたい内容を入力するだけ!

複数のセルに同じ内容を入力

 同じシート内でいくつかのセルに同じ値を入力したい場面が時々ありますね。この場合、一つ目のセルを入力して、次のセルを選択(クリック)して値を入力して、三つ目のセルを…というようにしていませんか?

やり方①:入力したいセルをCtrlキーを押したまま順にクリックしてすべて選択してから、値を入力し、通常ならEnterキーを押して確定するところを、Ctrl+Enterで確定します。すると選択した全てのセルに同じ値が入力されます。(書式などは入力前のまま)

やり方②:あるセルの書式設定を他のセルに反映させたい場合は、そのセルに値を入力後に改めてそのセルを選択し、コピー(右クリック→コピーまたはCtrl+C)して、貼り付けたいセルをCtrlキーを押しながら選択して貼り付け(右クリック→貼り付け またはCtrl+V)ます。

連続するセルを選択

 いくつかの連続する(つながっている)セルを選択したい場合や、数十行~数百行のような大きな表の端から端までを選択したい場合でやり方を変えましょう。

やり方①(いくつかの連続するセルの場合):一つ目のセルを選択した後、Shiftキーを押しながらドラッグして目的のセルを選択します

やり方②(大きな表の場合):一つ目のセルを選択したら、スクロールバーを操作したりして選択したい「最後」のセルを画面内に見えるようにして、Shiftキーを押しながらその最後のセルを選択(クリック)します

状況に応じて、①②を適宜使い分けることができるとさらに効率化できます。

表の一番端のセルに移動

表を途中までスクロールしていて、最初の方に戻りたい場面や、一番下の集計行に飛びたい時などがあるでしょう。この時、スクロールバーをマウスで操作したり、マウスのホイールをクルクルクルクルしたりしてませんか?
こんな時は、表のある1行または1列全てに値(文字列、関数など)が入力されている前提で、一発で移動できるんですよ。

やり方①:1行または1列全てに値が入力されているセルを選択し、Ctrl+矢印キー(移動したい方向に↑、←、↓、→)を押す

やり方②:1行または1列全てに値が入力されているセルを選択し、そのセルの4辺にマウスを合わせるとカーソルが✛(十字の矢印)に変わった時にダブルクリックする

セル内で改行する

 文字列を入力していて改行表示したい場面では、まずセルの書式設定をホームタブ→配置の「折り返して全体を表示する」設定にしますが、1行目の文字を入力したらspaceキーを長押しして次の文字が2行目に表示されるようにspaceの数を調整していませんか?それでは、印刷する際にはほとんどの場合ずれてしまいますし、セルの幅を変えたい場合spaceの数を再調整しなくてはなりません。でも、これも知っていればなんてことはないのです。

やり方:1行目の文字を入力したら、Alt+Enterを押せばカーソルが2行目に! 

すぐ上または左のセルの内容をコピー

 セルをコピーする方法はいくつもありますよね。

コピー&ペースト:右クリック→コピー&貼り付け、や、Ctrl+C & Ctrl+V
フィルダウン:元のセルを選択し、フィルハンドル(右下に表示される小さい■)をドラッグする
この二つはよく知られていると思いますが、知っていると意外に便利な技があります。

やり方:同じ内容を入力したいセルを選択した状態で、Ctrl+D(すぐ上のセルと同じにしたい場合)、Ctrl+R(すぐ左のセルと同じにしたい場合)でコピーできます。

これは、連続する複数のセルにも同様に使えるので場面によってはかなり便利です。
※Dはdown(下方向にコピーする)、Rはright(右方向にコピーする)と覚えましょう。残念ながらCtrl+U (Up) やCtrl+L (Left) はありません。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の十・完~

薬局業務日誌のデータ化の最終回、⑧業務日誌として印刷しよう、です。

 

これまで、業務日誌をデータ化し、印刷するために必要なデータを整えてきました。これらを1週間単位で印刷するためのシートを作成して、印刷手順を理解すれば完成です。

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上の図のように「日誌」シートのF2セル~J17セルで表を作成します。

ポイントは1日につき2行使用し、医薬品分譲の記録欄はG~J列でセルを結合します。

また、日付・営業時間の欄も1・2行目でセルを結合します。

表を効率よく作成するために、2・3行目、4・5行目~16・17行目と2行ずつ同じ構成にしてあります。また、表の体裁を整えるためにはいくつかのやり方がありますが、

1)2・3行目でセルの結合などをして、F2セル~J3セルを選択してフィルハンドルをつかんで14行分(2行x7日分)コピーし、その後行の高さを調子する

2)4・5行目で行の高さを含めて体裁を整えてから、4・5行目全体を選択しコピーし、A6セルで貼り付け、A8セルで貼り付け、~A16セルで貼り付けとすると、行の高さを含めてコピーされます

※表全体を選択し、「ホーム」タブの配置→「折り返して全体を表示する」をオンにしておきます。また表のフォントの大きさは10ポイントくらいでいいでしょう。

 

そして、このシートの「肝」はスピンボタンを配置して、印刷対象の日付をコントロールすることです。

スピンボタンはリボンの「開発」タブの挿入→フォームコントロールの中のスピンボタンを選択し、L2セルあたりに配置します。

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スピンボタンを配置したら右クリックし、「コントロールの書式設定」を選択、表示されたウインドウのコントロールタブで以下のように設定します。

  • 変化の増分…7(または14)
  • リンクするセル…L5(マウスでL5セルを選択すると$L$5と表示される)
  • 最小値と最大値は既定のままでOK
  • 3‐D表示…見やすくするためにチェックを入れておきましょう

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 変化の増分はスピンボタンを1回押したときにL5セルの値がいくつずつ増える(減る)かを決める値となります。「14」とするのは、ある期間の日誌をまとめて印刷したい場合、プリンタに用紙をセットしてどんどん印刷したいところですが、用紙の片面に1週間飛ばしで印刷し、あとで裏面にも1週間飛ばしでまとめて印刷するとラクちんなためです。普段は「7」としておき、1週間ごと印刷するといいでしょう。

L4セル…印刷したい日付を入力するためのセル(手入力)

M4セル…「の週から」の文字を入力

L5セル…L4に入力したの日付から〇日経過した週を表示させるか(スピンボタンと連動)

M5セル…「日後」の文字を入力

※L5セルは手入力も可能なので、M4に日付を入力してL5セルに「0」を入力するとその週が印刷できるようになります

L2セル…「=WEEKDAY(L4,1)」と数式を入力(L4セルの日付の曜日を判定)

C列に表示すべき日付を表すセルを用意、D列で第〇週かを判定、E列は曜日(固定)を表示します。

C4セル… =L4-L2+1+L5 (←必ず日曜日になるように補正するため)

C6セル… =C4+1

C8セル… =C6+1、、、C16セルまで同様に数式を入力

D4セル… ="第"&ROUNDUP(DAY(C4)/7,0)、、、D16セルまで同様に入力

 

さてここまでは、印刷する1週間の日付をどのようにコントロールするか、でした。つぎは、印刷する内容をどのように参照するかになります。

 

F4(結合)セル… =TEXT(C4,"yyyy/m/d (aaa)")&CHAR(10)&VLOOKUP(C4,一覧!A:C,3,0)

 ※日付と曜日、営業時間を表示する

G4セル… =VLOOKUP($C4,一覧!A:L,8,0)&" 枚"

H4セル… =VLOOKUP(C4,一覧!A:M,9,0)&" 件"&CHAR(10)&VLOOKUP(C4,一覧!A:M,10,0)

I4セル… =VLOOKUP(C4,一覧!A:M,13,0)

G5(結合)セル… =IFERROR(VLOOKUP(C4,分譲・店間移動!Z:AB,3,0),"")

 ※G5,7,9…の結合セルのフォントの大きさは「8」ポイント、行の高さは170ピクセル程度にします

月~土までの行にも同様に入力するところですが、面倒くさいのでF4~J5を選択し、コピペしていきます。

ここで試しに、L4セルに日付を入力し、スピンボタンを1回、2回と押してみると日付と印刷内容が変わっていくのが確認できるでしょう。

 

これで、業務日誌がデータで管理でき、かつ紙媒体に記録もできるようになりました。あと一息、保健所のいちゃもんに対応すべく、毎日印刷にも対応しましょう。

 

1日ずつ(毎日!)印刷することもできるようにするためには、チェックボックスコントロールをA4、A6、~A16セルに計7個設置して先ほどのスピンボタンと同様にリンクするセルをB6、B8、~B16セルとします。チェックが入れば対応するB列のセルに「TRUE」が、チェックなしの状態では「FALSE」の値が入ります。

この値を利用して条件付き書式で枠線(罫線)を非表示にしたり、文字を非表示にしたりという設定をします。設定は4つ。

対象セル 条件 書式
月~土の各1行目を選択 =$B6=FALSE 文字を白くする(非表示)
月~土の各2行目を選択 =$B6=FALSE 文字を白くする(非表示)
F2~J5(タイトル行と日曜日の行) =$B$4=FALSE 文字を白くする(非表示)
F2~J17(表全体) =$B$4=FALSE 罫線を非表示にする

 上記のように条件付き書式を設定すれば、日曜日を印刷する際には日曜日だけチェックを入れれば表の項目名や罫線も印刷され、翌日は月曜日のみにチェックを入れると月曜日の印刷内容だけが表示されますので、前日印刷した用紙をプリンタにセットすれば月曜日の分だけ追加されます。同様にして、印刷したい曜日のみチェックを入れれば毎日印刷ができるようになります。

 

あとは印刷範囲の設定と、シートの最適化です。

F2~J17セルを選択して、リボンの「ページレイアウト」タブのページ設定→印刷範囲→印刷範囲の設定をクリックすると、F2~J17の範囲のみが印刷対象となります。

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シートの見栄えをよくするために作業列を非表示にしましょう。B~E列全体を選択して右クリック→非表示を選択します。

ここまで来たら、印刷プレビュー画面で上下左右の余白の調整や、セルの幅、行の高さなどの調整をして何度かテスト印刷をして、いい塩梅に仕上げます。(表裏に印刷するので両側にパンチ穴が来るつもりで左右の余白をとってください)

 

最後に、印刷した用紙を確認し、管理を担当した薬剤師が押印して、パンチ穴をあけてファイルに綴じれていけば、簡単に業務日誌の作成管理の仕組みが出来上がります。

 

 

ここまで、お付き合いいただきありがとうございます。初めてのブログでしたが、なんとかここまでたどり着きました。

これからも、Excelの活用方法をお伝えしていけたらと思っていますので、よろしくお願いします。

また、こんなことを記事にして欲しいなどのリクエストがあればぜひコメントでお知らせいただけると、励みになります。これからもどうぞよろしくお願いします。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の九~

体調不良でブログの更新が遅くなってしまいました。すみません。 

 

さて今回は、いよいよ大詰めの⑦研修・管理に関する一覧のリスト化です。

このシートでは業務日誌に印刷する内容全般の管理も行います。

研修に関する事項として

  • 研修や勉強会を薬局内で開催した記録
  • 医療安全研修の実施記録
  • 高度管理医療機器営業に関する継続研修の受講記録
  • 登録販売者の外部研修の受講記録

管理に関する事項として

  • 当番医対応による臨時営業の記録
  • 年末年始の休業や営業時間の臨時対応状況
  • 時間外対応の記録
  • 棚卸の実施記録
  • 医薬品の廃棄や不良医薬品の処理対応

などを一覧表に適宜入力しておくことで、漏れを防ぐことができますし、あとから活用できるデータとなります。(紙媒体だと検索性がほぼ「0」ですが、Excelでデータ化しておくことで大いに活用もできます)

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 上の図のように項目行に項目名を入力します。

  1. 日付
  2. 曜日
  3. 営業時間
  4. 管理委任
  5. 管理委任コメント
  6. 祝日
  7. 当番医・臨時休業・臨時営業
  8. 処方せん枚数
  9. 疑義照会件数
  10. 主な疑義照会内容
  11. 管理に関する事項
  12. 研修に関する事項
  13. 業務日誌転記内容

1.日付

Excelで業務日誌を管理しようとする期間の初日を入力し、フィルハンドル(セルを選択して右下に出る■)をつかんで下方にフィルダウンすると連続した日付がドンドン入力されます。

2.曜日

1で入力した日付の曜日を入力し、フィルハンドルをダブルクリックするか、=TEXT(日付セル,"aaa")と入力しフィルハンドルをダブルクリックすると、曜日が表示されます。

3.営業時間

 =IF(G列セル<>"",G列セル,IF(祝日セル<>"","休業",VLOOKUP(VLOOKUP(日付セル,営業時間!A:A,1,1)&"-第"&ROUNDUP(DAY(日付セル)/7,0),営業時間!B:I,WEEKDAY(日付セル,1)+1,0)))

複雑に見えますが、ポイントは

 臨時営業>祝日は休業>それ以外は営業時間シート通り

となっています。(当薬局は祝日は通常休業のため、このようにしていますが、祝日に通常営業する場合はもう一工夫が必要ですが、またの機会に紹介しましょう)

4.管理委任

=VLOOKUP(日付セル、シフト!A:S、19、0)

※「シフト!」シフト表をコピペしたシート名に半角の!マークで当該シートを参照

 「A:S」シフト表の日付の列~委任の列までを指定

 「19」A列から数えて参照したい委任の欄のS列は19番目という意味

※※このVLOOKUP関数を利用するために、検索の基準とする列が必ず範囲の一番左になり、その基準列から数えて何番目の列を参照するか、ということを考えて表を作成しておくことが重要です。 

5.管理委任コメント

= IF((営業時間セル<>"休業")*(管理委任セル<>""),"〇〇休暇取得、管理を"&管理委任セル&"薬剤師に委任","")

  「*」アスタリスクExcelの関数で「かける」を意味する。この場合は「営業時間セルの値が"休業"ではなく、かつ、管理委任セルの値が空欄ではない」であるかどうかを判定する式となる

 「〇〇」:管理薬剤師の名前にします

6.祝日

=IFERROR(VLOOKUP(日付セル,祝日!A:B,2,0),"")

※「祝日!」祝日のリストを作成したシート名に半角の!マークで当該シートを参照

 「A:B」祝日のリストの日付の列~祝日名の列を指定

 「2」A列から数えて祝日名は2列目

7.当番医・臨時休業・臨時営業

ここにはイレギュラーな営業時間を手入力します。

臨時休業の場合は冬季休業、夏季休業などとしましょう。営業時間は〇:〇~〇:〇という感じに入力します。

8.処方せん数

=IFERROR(VLOOKUP(日付セル,処方せん数!B:Q,16,0),"")

※「B:Q」処方せん数シートの日付の列(B)から処方せん数の列(Q=16列目)

9.疑義照会件数

=IFERROR(VLOOKUP(日付セル,疑義照会件数!A:C,3,0),"")

※「A:C」疑義照会件数シートの日付の列(A)から合計件数の列(C=3列目)

10.主な疑義照会内容

疑義照会件数列のフィルタ列の▼マークをクリックし「0」のチェックを外して、疑義照会件数が1以上の日を絞り込んで、J列のセルをドラッグして選択した状態で「〇〇〇」とテキストを入力し、Ctrlキーを押しながら Enter を押すと選択したセル全体に同じ文字が入力されます。入力が終われば疑義照会列のフィルタをクリアしておきます。

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11.管理に関する事項

当番医対応、冬季休業、不良品に関すること、棚卸実施、麻薬廃棄、学生実習受け入れ、時間外対応などを手入力します。予定されている事項は予め登録しておいてもいいでしょう。

12.研修に関する事項

各種研修(医療安全、製剤、登録販売者、医療機器関連、接遇など)について実施の記録を手入力します。

13.業務日誌転記内容

=IF(E列セル&K列セル&L列セル<>"",IF(E列セル<>"",E列セル&CHAR(10),"")&IF(K列セル<>"",K列セル&CHAR(10),"")&IF(L列セル<>"",L列セル,""),IF(COUNTIF(C列セル,"*休業*"),"","特記事項なし"))

※管理委任コメント、管理に関する事項、研修に関する事項のどれかがあれば改行して表示し、それ以外の休業日以外は 「特記事項なし」と表示する

 数式はフィルハンドルをダブルクリックして最下行までコピーします。

 

最後に項目行(1行目)の各項目のところで、数式を利用する列には塗りつぶしをしておくと、管理がしやすくなります。

 

 これで業務日誌に記載すべき内容が一覧として管理できるようになりました。

次回は薬局業務日誌のデータ化の最終回、⑧業務日誌として印刷しよう、です。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の八~

今回は⑥医薬品の分譲データ化と加工です。

 

つい最近、日本薬剤師会(日薬)、日本保険薬局協会(NPhA)、日本チェーンドラッグストア協会(JACDS)の三者で「薬局間の医薬品譲渡ガイドライン」が公開されました。

これはC型肝炎治療薬ハーボニーの偽薬が流通してしまったことを受けての対応ですが、日経DIオンラインによると主な内容は

医薬品に関する情報として

  1. 製造販売業者
  2. 医薬品名
  3. 規格
  4. 数量
  5. 製造番号・記号
  6. 使用期限
  7. 医薬品の容器の状態や記載事項
  8. 添付文書などを確認した情報

譲受(譲渡)に関する情報として

  1. 譲受(譲渡)年月日
  2. 薬局名
  3. 薬局の連絡先
  4. 医薬品を渡した(受け取った)人
  5. 相手側薬局の開設許可証を確認した旨

などを書面に記録し、3年間保存すること、となっています。なお、あくまで自主基準(ガイドライン)であり、各薬局でこのガイドラインを踏まえて業務手順書を作成(改定)するように求められることとなりました。

また、このガイドラインはグループ内の薬局間でも書面への記録を求めています。

医薬品分譲のデータ化  

 

ということで、今回は分譲データの集計・加工の手順を紹介します。在庫管理システムも各薬局で様々ですが、なんらかのCSV出力機能があるはずです。ここでは私の薬局で利用している、医薬品卸アルフレッサから提供されている「JustockEX Ⅱ」のデータを利用して説明しますね。他の在庫管理システムも基本的な考え方は一緒ですので参考にしてください。

 

帳票出力機能の譲渡データ出力画面で期間、相手先の指定(原則全て)、抽出薬品(全て)などを指定してCSVファイル出力します。

開いたファイルに次の項目があることを確認します。

譲渡日付、相手の薬局名、受渡区分、医薬品名、メーカー名、規格、分譲数量、使用期限、製造番号記号、など

項目を確認したら、とりあえず全部をコピペしリスト化します。一番最初は項目名もコピペしましょう。

※この時も譲渡日付欄が「日付」扱いとなっているか「文字列」扱いとなっているかを確認し、「文字列」扱いとなっていればコピペをする前に日付に変換しておきます。変換の手順はこちらの記事をご覧ください。

 

pharmalabo.hatenablog.com

コピペしたら次の加工の準備とリストを見やすく処理しやすくするための作業を行います。

加工の準備

コピペした表の右側に3列追加し項目名を参照日付/結合/転記データ、などとしておきます。

リストを工夫

項目名に空欄がないことを確認し、リスト内のどれか一つのセルを選択し、「データ」タブの「フィルタ」ボタンをクリックして、リストにフィルタをかけます。(「挿入」タブの「テーブル」ボタンからリストをテーブル化してもいいですよ)

そのまま項目名の行が見えている状態で、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」→「先頭行の固定」を選択すると、項目名行が固定されます。

不要な列を非表示にする:前記で確認した項目以外は業務日誌には不要なので、列名をCtrl+クリックで複数列を選択して最後に右クリック→非表示にします。ただし、後々のコピペのためにA列は非表示にしません。

医薬品分譲データの加工 

データを貼り付けたら、並び替えをして数式を加えます。

分譲データの並び替え

譲渡日付列を基準に「昇順」に並び替えます。

数式の入力

 右側に項目を追加した3列に数式を入力しましょう。(それぞれ2行目に数式を入力し、オートフィルで数式を最下行までコピーします)

 ※記号や関数名はすべて半角で入力するものとします。

  また特に記載がない場合は数式中で参照するセルは入力しているセルと「同じ行」のセルとします。

f:id:ashomopapa:20170409154354p:plain 

「参照日付」列:

=IF(譲渡日付セル=譲渡日付セル次行,"",譲渡日付セル)

 ※同じ日付が複数あれば一番下の行から転記すべきデータを参照するための準備

「結合」列:

=受渡区分&”/”&相手の薬局名&”/”&メーカー名&”/”&医薬品名&”/”&規格&”/”&分譲数量&単位&”/”&製造記号番号&”/”&TEXT(使用期限,”yyyy'm”)

 ※分譲データを1件ずつ業務日誌記載用にまとめる

 ※文字や記号や数字が連続するため項目の区切りを示すため半角の「/」(スラッシュ)で区切ることにします。

 ※使用期限は「2020’9」と表記されます

「転記データ」列:

=IF(譲渡日付セル<>譲渡日付セル前行,結合セル,転記データ前行&CHAR(10)&結合セル)

 ※1件ずつの分譲データを日ごとに結合する

 ※CHAR(10) はExcelで「改行」を指定する関数

 

3つのセルに数式を入力出来たら、3つのセルを選択し右下の■をダブルクリックすると、最下行まで数式が入力されるはずです。これでデータの加工ができました。

 

 

※リストをテーブル化しておくと、あるセルに数式を入力するとその列全体に自動で数式がコピーされたりしますので、そっちがいいという方はお試し下さい。(私はなんとなくテーブル化をしない方を選んじゃいます) 

 

次回は業務日誌に反映させるデータをまとめる⑦一覧シートの作成です。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の七~

今回紹介するのは⑤疑義照会件数と内容についてです。

 

疑義照会件数を把握するため位には次の方法があると思います。

  • 日々の疑義照会件数をメモしてリストに入力する
  • 電子薬歴の疑義照会コメント件数を日別に出力する
  • レセコンや電子薬歴の集計機能などで特定の加算件数を日別に出力する 

 

日常の業務を行いながら、疑義照会の件数や内容を正確に記録していくのはかなりの手間が必要ですよね。というのも、通常疑義照会が必要な場合には、その間患者さんを待たせていて、照会後疑義が解消したなら回答内容をあらかじめ患者さんに説明して、すぐにレセコンに反映させて、薬を準備して、処方せんや薬歴に疑義及び回答内容を記入して、、などやることが沢山あるのです。そんな時に業務日誌のために照会内容を記録する余裕なんて、なかなかありませんよね。

 

薬歴にも、疑義照会の内容と結果を記載しているので電子薬歴から「疑義照会」コメントとして入力された件数が出力できればいいのですが、私の薬局で利用している「GooCo」には残念ながらその機能が今のところありません。

 

というわけで、重複投与・相互作用等防止加算の日別データを出力して利用します。

 

メンテナンス集計業務などで、調剤期間を適切に指定し、抽出する加算の種別で「重複投与・相互作用等防止加算」を選択しCSV出力します。(必要に応じてUSBメモリなどに保存してください)

業務日誌管理ファイルに「疑義照会件数」シートを作成して、このファイルの、日付列、加算件数列を含むようにコピペします。

※日付列が左側にあることが必須です

 

手書きメモを利用する場合は、次のような表を作成・印刷しておき電話のそばに置いておくといいでしょう。正の字などで件数を書き込んでおき数日分まとめて業務日誌管理ファイルの疑義照会件数シートに入力するといいでしょう。

日付 重複投与・相互作用等 処方内容不備 保険番号等 その他 件数合計
           
           
           
           

 

次回は⑥医薬品の分譲データについてです。

第1回 薬局業務日誌のデータ化~其の六~

今回は④処方せん枚数のデータ化です。

処方せん枚数はレセコンから出力するのを利用するのが一番手っ取り早いでしょう。私はメディコムユーザーなので、メディコムのレセコン「PharnesⅢ」のデータ出力について紹介します。

システムメニュー(トップ画面)から「集計業務」を開き、「1.調剤点数・剤数集計」から出力します。

期間を適切に設定し、集計単位は「なし」、並び替えを「日別表示」とし、出力先を「CSV2ファイル」とし、保存先のファイル設定でファイルの保存場所とファイル名を指定したら、「F12 発行」します。ファイルの抽出ができたら「発行しますか?」と表示されるので、「はい」を選択。これでCSVファイルが出力されました。(レセコンにExcelが入っていない場合や、他のPCで業務日誌を管理したい場合はCSVファイルをUSBメモリなどに出力して対応してください)

このファイルを開くと、B列に日付が、Q列に処方せん数のフィールドがあります。ここで注意したいのが、このCSVファイルの日付は特殊な設定となっているのです!通常のExcelブックの日付データに関する設定は「1900年1月1日を1(初日)」としているのですが、このCSVファイルは「1904年1月1日を1(初日)」とするものになっています。これは明らかにメディコム開発陣の不注意だと思われます。(Lotus1-2-3 との互換性のための設定のようです)

なので、このCSVファイルを開いたら、設定の変更が必要になります。

f:id:ashomopapa:20170405194403p:plain f:id:ashomopapa:20170405194424p:plain

Excelの左上の「ファイル」タブをクリックし、左側メニュー下部の「オプション」を選択します。

f:id:ashomopapa:20170409105135p:plain

「詳細設定」を選択し、下方にある「次のブックを計算するとき…」の項で「1904年から計算する」のチェックを外し、右下の「OK」を選択すればOKです。

日付が変わってしまった!と焦らなくても大丈夫。Excelはちゃんとしてくれてます(笑)(すみません。現在は設定が変わっていましたのでこの作業は不要です)

そうしたら、このCSVファイルのデータ(A列~Q列)を業務日誌管理ファイルの「処方せん数」シートを作成しコピペします。一番最初は項目名の行もコピペしましょう。(コピペする列は全部でなくてもいいのですが、ここでは簡単にするために全部の列をコピペしています)

 

この後、其の九で紹介する「一覧」シートに関数を使って反映させます。

 

次回は⑤疑義照会件数と内容についてです。

 

※他のレセコンでも日別の処方せん数のCSV出力機能があるはずですので、ベンダー(レセコン販売店)に問い合わせるなどしてみて下さい。